9. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. I-II. Bp. 2002. MOL 472 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

Az önkormányzatok iratkezelése Amint láttuk az 1989-1990-ben lezajlott rendszerváltást követően Magyarországon helyi vonatkozásban is megtörtént a hatalom megosztása az állami és az önkormányzatok között. A helyi közigazgatási teendők, állami feladatok igen jelentős része az egyes települések önkormányzatainak feladat- és hatáskörébe került. Az egyes önkormányzatok szintjén is, de az azonos szintű önkormányzatok között is igen eltérőek. A megváltozott körülményeknek megfelelő, az önkormányzatok jogállását, feladat- és hatáskörét figyelembe vevő, arra alapuló, a helyi önkormányzati hivatalok, intézmények ügyvitelének, ügymenetének hatékonyságát szolgáló szabályozás kereteit az új levéltári törvény tartalmazta: a belügyminiszter a helyi önkormányzatok, az ágazati irányítást ellátó miniszter pedig az állami és a helyi önkormányzati intézmények részre - a kulturális tárca által megbízott szakmai testület véleményének kikérésével - adott ki iratkezelési mintaszabályzatot. A Ltv. 10. § alapján jelent meg a 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet a helyi önkorm

ányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, melynek alapján önkormányzatonként 1998. december 31-ig kellett elkészíteni az egyedi szabályzatokat. Az alaprendelkezést kiegészítette a 22/1999. (VII. 16.) BM rendelet, mely az egyes hatáskörökhöz tartozó ügyköröket felsoroló minta irattári tervet léptetett életbe. Ezzel a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól szóló 1/1982. (TK 5.) MTTH utasítás és a 2/1984. (TK 28.) MTTH utasítással módosított 8/1973. (TK 51.) MTTH utasítás, mely megalakulásuktól majd tíz évig meghatározta a helyi önkormányzatok iratkezelését is, 1999. december 31-én hatályát vesztette^ Az önkormányzatok részére kiadott minta iratkezelési szabályzat szerkezetében hasonló a korábbi, többször módosított 8/1973-as MTTH utasításhoz. A tartalmi eltérések részben az ügyvitel, ügyintézés során alkalmazott új, korszerű technikai eszközök használata során felmerült iratkezelési, egyszersmind adatkezelési kérdések szabályozásával, részben a jogállamisággal összefüggésben a személyi adatok kezelésével, az adatvédelemmel, a hivatalok átláthatóságával kapcsolatosak. A minta iratkezelési szabályzat hét fejezetre tagolódik. A tanácsi szabályzathoz képest újdonság az I. fejezetben „Értelmező rendelkezések" címmel összeállított iratkezeléssel kapcsolatos fogalmak gyűjteménye. A II. fejezet az iratkezelés szervezetére és felügyeletére vonatkozó általános rendelkezéseket tartalmazza. Felhívja a figyelmet arra, hogy az iratkezelés szervezetének kialakításakor biztosítani kell az elektronikus iktatásra való áttérés lehetőségét.