8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

Mellékletek

Az iratok rendezése során el kell különíteni a jogelőd vagy a szervvel összevonásra került vállalat önálló működése során keletkezett iratanyagot. Amennyiben csupán a vállalat neve változott meg, ez nem jelent jogelőd-jogutód viszonyt, az iratanyagot egységesen kell kezelni, ugyanakkor az átadás-átvételi jegyzéken, ill. a dobozokon folyamatos leszámozás mellett - az adott időpontban érvényes nevet kell feltüntetni. Az iratokat ügykörök (irattári tételek) szerint kell csoportosítani és a keletkezési évek emelkedő sorrendjébe rendezni. Különösen fontos ez ott, ahol osztály irattárak működtek, mivel így a többletpéldányok kiszűrhetők és később selejtezhetők. Iktatott iratanyag esetében - amennyiben ez lehetséges - az egyes évek iratanyagán belül az iktatószámok emelkedő sorrendje a rendezési alapelv. Iktatószám (esetleg érkeztető bélyegző) hiánya esetén az iratok éven belüli keletkezési sorrendje a meghatározó. Az egymást követő történeti értékű ügykörök (irattári tételek) fenti módon előkészített iratait ezután lehet véglegesen dobozokba helyezni. Egy dobozba több tárgyi egység (tétel) iratai is kerülhetnek, ügyelve azonban arra, hogy a szorosan összetartozó egységek lehetőleg egy levéltári dobozba kerüljenek. A dobozoknak A/4 méretűeknek (250x375x115 mm), hullámpapírból készülteknek és lehetőség szerint savmentesnek kell lenniük. (Beszerezhetők nagyobb tételben különböző papírgyárakban, kisebb tételekben a papírgyárak diszkont boltjaiban.) A dobozokba az iratokat fektetve, felülről lefelé haladva, időrendi vagy iktatószám szerinti sorrendben kell elhelyezni. Hosszirányban összehajtott (fraktur) formájú iratokat két sorban, külön-külön átkötve egymás mellé kell elhelyezni. Az iratok segédkönyveit (iktató- és mutatókönyvek) mindig a kapcsolódó irategyüttes után kell elhelyezni, ha mérete lehetővé teszi, dobozban, ha nem, akkor külön, de folyamatos sorszámozással. Az így elkészítet dobozokat felirattal kell ellátni, az alábbiak szerint: