8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.
IV. Az iratértékelés néhány kérdése
IV. AZ IRATÉRTÉKELÉS NÉHÁNY KÉRDÉSE A kapcsolattartás során röviden foglalkoznunk kell az iratok értékelésével is, mivel a gazdasági szervek iratkezelési szabályzatának és irattári tervének elkészítéséhez nem kapunk olyan útmutatást, mint amelyet a 40/1998 (III. 6.) Korm. rendelettel kiadott iratkezelési mintaszabályzat nyújt a közfeladatot ellátó állami szerveknek, ill. a 38/1998 (IX. 4.) BM rendelet a helyi önkormányzatoknak. Ilyen mintaszabályzat nem is készíthető, hiszen a gazdasági szervek szervezeti felépítése mindenütt más. Még az azonos tárgyú iratok is más elbírálást igényelnek a különböző vállalatoknál. Egy bányavállalat állóeszköz leltára pl. kiemelkedő forrásértékkel rendelkezik, míg ugyanez egy kereskedelmi vállalatnál nem tartalmaz más forrásból meg nem ismerhető információkat. A vállalatoknál keletkezett iratok - még érvényes irattári terv birtokában is - nagyon sokszor egyedi elbírálást igényelnek. A képzett irattáros/iratrendező ebben nagy segítséget nyújthat. A levéltárosnak, aki esetenként 40-50 külső szerv anyagával foglalkozik, nincs ideje arra, hogy egyedül végezze el az iratértékelést, ehhez legfeljebb szaktanácsot adhat. A műszaki dokumentációk értékelésébe külső szakembereket is célszerű bevonni, főként a tervrajzok, műszaki rajzok vonatkozásában. A levéltáros nem képzett építész, gépész, villamosmérnök, finommechanikai mérnök stb., azaz a forrásérték elbírálásához hiányoznak a speciális ismeretek, amelyekkel viszont a szakmabeliek felvértezettek. A tervrajzok, műszaki rajzok rendezését egy-egy vállalat általában nyugdíjas mérnökeivel végezteti el. A műszaki szakembereknek a legjobb értelemben vett szakmaszeretete azonban sokszor oda vezet, hogy nem végeznek selejtezést, ezért ezeket a rendezéseket a mérnökökkel folytatandó konzultációk során felül kell vizsgálni. Előfordult pl., hogy egy nagyvállalat mérnöke minden olyan rajzot levéltárba szeretett volna adni, amelyet ő készített. Az együttműködés más szakmabeliekkel nagy tapintatot és diplomáciai érzéket igényel, de nem mondhatunk le róla. Az általunk nem maradandó értékűnek minősülő rajz kiselejtezésétől eltekinthetünk, hozzájárulhatunk ahhoz, hogy azt a szakember őrizze meg. Az iratértékelés másik aspektusa a szervszintű értékelés. Közismert, hogy nem minden gazdálkodó szervezet keletkeztet maradandó értékű iratokat. Természetesen e téren vannak egyértelmű, azonnal eldönthető és alapos körültekintést igénylő ügyek.
