8. Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez. Módszertani segédanyag. Összeáll. Körösmezei András, Sipos Antalné. Bp. 2001.

III. Levéltári kapcsolattartás a különböző típusú gazdasági szervekkel

A felszámolóval vagy megbízottjával való együttműködés során tudatosítani kell, hogy a vállalat felszámolási/végelszámolási eljárásában is keletkeznek maradandó értékű iratok. Amíg az eljárás folyik, addig az iratok még nem vehetők át. A felszámolót vagy megbízottját figyelmeztetni kell arra, hogy a felszámolás maradandó értékű iratait is át kívánjuk venni, ezért célszerű a maradandó értékű, a továbbőrzendő, valamint az 5-10 éves őrzést igénylő iratokat már az eljárás során elkülöníteni. Ha az ún. továbbőrzendő iratok között maradandó értékűek is akadnak, ügyelnünk kell arra, hogy tartsák számon azokat, és ügyviteli értékük elvesztése után adják levéltári őrizetbe. 6. Kapcsolattartás a megszűnt cégek maradandó értékű iratait őrző szervekkel Mint már utaltunk rá, a „megszűnt" cégeket kénytelenek vagyunk külön csoportként kezelni. Ezek a cégek az iratok rendezését elhanyagolták vagy nem végezték el időben, nem tartották be a csődtörvény rendelkezéseit, viszont már nincs kitől számon kérni a levéltárral kapcsolatos kötelezettségek betartását, mivel a felszámoló is megszűnt, az iratőrzést jó esetben vállalja az a szerv, amely az épületet megvette, de a rendezésről nem gondoskodik. Ha a maradandó értékű iratok rendezettségi szintje elfogadható, csak az iratátadás maradt el, gondoskodhatunk az iratok fennmaradásáról. Ha az iratanyagot „ömlesztett állapotban" találjuk, meg kell kísérelnünk meggyőzni a jogutódot, tevékenységutódot, hogy gondoskodjék az iratok rendbetételéről. Ha ez nem sikerülne, akkor magunk vagyunk kénytelenek elvégezni a rendezést. A felszámolások dömpingje idején a levéltár nem juthatott el valamennyi felszámolt/végelszámolt vállalathoz, ma már - szerencsére - kisebb a felszámolások/végelszámolások száma. Szükséges azonban, hogy a bíróságok megküldjék a végzést az eljárás lezárásáról.