7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

9. A levéltári rendezés

fondcspport fondalcsoport fondalcsoport fondalcsoport fondalcsoport A fondcsoportok egy különleges fajtája a levéltár, a szó speciális értelmében. A levéltár olyan felső szintű nagyobb terjedelmű levéltári egység, melynek fondjait szorosabb, szerves kapcsolat tűzi egybe: levéltárat alkotnak a főleg egyazon családba vagy annak rokonságába tartozó személyek, az egyazon ágazatba vagy az annak élén álló hivatalnak, hatóságnak alárendeltségébe tartozó igazgatási szervek, illetve az egyazon gazdasági ágazatba tartozó gazdasági szervek iratai. Az alapszintű rendezés elsősorban a proveniencia elvének alapján történik, vagyis elsősorban szerves fondok kialakítására törekszünk. Gyűjteményekben csak azokat a darabokat helyezzük el, amelyek provenienciája nem állapítható meg, vagy azokat a néhány darabból álló fondtöredékeket, amelyek nem alkalmasak arra, hogy egykori fondképzőjük működése rekonstruálható legyen belőlük. (Meg kell jegyezni, hogy utóbbiak nem a XV., hanem a fondképzőknek megfelelő fondfőcsoportba sorolandók.) Gyűjteménybe került az a levéltári anyag is, amelyeknél a különleges kezelés indokolt (pl. térképek a térképgyűjteménybe, leszakadt függőpecsétek vagy az iratról levágott rányomott pecsétek a pecsétgyűjteménybe stb.). Az alapszintű rendezés attól függően, hogy melyik egységet érinti, lehet fondszintű és állagszintű. Az állag a fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység. Mint jeleztük, állagoknak a fond önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrejötte megállapítható. A fondokat arab számokkal, az állagokat betűkkel jelöljük. Mindkettőnek címet kell adni, és megállapítani terjedelmüket. Szerves fondoknál - mint jeleztük - az állagok az egyes szervezeti egységek iratait foglalják magukban (pl. a minisztériumi, vállalati iratkezelésben), vagy bizonyos elvek alapján a levéltári rendezés során alakították ki azokat (pl. vármegyei közgyűlések iratai). Ha töredékes fondokból gyűjtemények jönnek létre, a különböző fondból származó iratok külön állagokba kerülnek. Pénzügyi szervek = Adófelügyelőségek = Illetékhivatalok = Pénzügyőrségek = Vámhivatalok