7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

1. Irattani alapfogalmak

Mint ismeretes, a nemesi vármegyék rendszere a 14. századtól alakult ki. Legfontosabb korai dokumentumaik a közgyűlési jegyzőkönyvek voltak, melyek közül csak mutatóban maradt néhány darab a mohácsi vész előtti időszakból. Szólni kell végül a középkori családok írásbeliségéről. A családoknál szintén fontos érdek volt a jogokat, kiváltságokat biztosító, uralkodótól vagy a hiteleshelyektől kapott oklevelek őrzése. Saját irataik között a levelezést, a birtok gazdálkodására vonatkozó iratokat, a 16. századtól az úriszéki bíráskodás dokumentumait említhetjük. A török korban, az ország három részre szakadása után csak a hódítóktól mentes, királyi Magyarországon és Erdélyben beszélhetünk a hazai írásbeliség folyamatos fejlődéséről. A megmaradt ország élén osztrák uralkodó állt, a magyar kancellária működése elsorvadt. 1528-ban megszervezték a kamarát, mely a pénzügyigazgatás szerve volt, és fontos szerepet játszott a török elleni háborúk anyagi ellátásában. Erdélyben sajátos igazgatási szervezet alakult ki: az országrész élén önálló fejedelem állt. Még folyt a török elleni felszabadító háború, amikor 1690-ben újjászervezték a Magyar Királyi Kancelláriát, mely közvetítő szerepet játszott az uralkodó és a magyar kormányszervek között. 1848-ban működése megszűnt, majd az 1861-1867 közti átmeneti időszakban újra működött. Megszervezésekor olyan rendszert vezettek be, hogy a kancelláriához - saját javaslataira - érkező királyi jóváhagyásokat, továbbá tízegynéhány, a kancelláriával azonos rangú udvari hivataltól érkezett átiratokat, végül a magyar országos hatóságoktól és másoktól érkezett leveleket levélírók szerint - általában irattárba érkezésük rendjében - helyezték, évente 1-gyel kezdődően sorszámmal látták el, és hozzájuk névmutatót készítettek, amelyek az évszámra, és azon belüli sorszámra mutattak. Voltak csoportosan kezelt levélírók, mint a megyék, szabad királyi városok, káptalanok. Ezek leveleit megyék, városok, káptalanok szerinti rendben látták el jelzettel az említett módon. A kimenő levelek közül a király elé kerülők fogalmazványait évente 1-gyel kezdődő számmal látták el, míg a másik csoportot (körlevelek, a kancellár által aláírt válaszok fogalmazványai) havonta újrakezdődően sorszámozták. A Magyar Királyi Kancelláriában ez az irattári rend 1770 közepéig volt érvényes. Ekkor új rendszert vezettek be, melynek két újítása volt: a/ egy iratváltás (bejövő levél és a válasz fogalmazványa) együtt maradt, b/ a bejövő levél vagy a kancellária által kezdeményezett levél fogalmazványa iktatószámot kapott. Az iktatószámok évente 1-gyel kezdődtek.