7. Levéltárkezelői ismeretek. Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére. Összeáll. Dóka Klára. Bp. 2001. MOL 223 p.

1. Irattani alapfogalmak

Az oklevél jogi jelentőségű tényről szóló, meghatározott formák szerint kiállított bizonyítást szolgáló írás. Az oklevéi önálló, maradandó érvényű irat, többnyire hosszabb előkészítés végpontját jelenti. Ilyen például a törvény, a birtokadományozó levél, az alapító levél, a bizonyítvány, a nemzetközi szerződés vagy egyezmény. Az akta, vagy ügyirat magában foglalja az érdemi intézkedésnek az előkészítését és magát az érdemi intézkedést is. Nem a bizonyítás a célja, de azt is szolgáihatja. Több részből áll: belső, az ügy mibenlétét, előzményeit röviden ismertető feljegyzésekből, a pro domoból, az ügyben érdekelt tisztviselők véleményét tartalmazó feljegyzésből, az ügyféllel, társintézménnyel folytatott tárgyalásokról készített feljegyzésekből, az elintézés tervezetéből és az intézkedésből. Az aktában együtt találhatók az egy ügyre vonatkozó belső használatú iratok, a beérkezett levelek, a kimenő levelek. A levél egyszerű írásbeli közlés, amely a címzettnek valamit hírül ad, általában a magánjellegű, a küldő és a címzett közötti személyes kapcsolat írásos lecsapódása. Ugyanakkor a levelek és az akták között nem húzható éles határ, mivel személyes hangvételű levelek is érinthetnek hivatalos ügyeket (lásd az egyes miniszterelnökök félhivatalos levelezését). Másrészt átvitt értelemben a különböző szervek közötti írásos kapcsolattartást is levelezésnek nevezzük. A dosszié az egy-egy levelező partnerrel való írásos érintkezés, vagy rá vonatkozó minden feljegyzésnek az egy-egy ügyhöz tartozó iratokra való tekintet nélküli kronológiai sorrendben való együttes tárolása az akta-formán való túllépést jelentene. Elsősorban az üzleti életben vált általánossá. A géppel írt és géppel olvasható iratokhoz tartoznak a különböző lyukkártyák és lyukszalagok, a mágnesszalagok és mágneses lemezek újabban általánossá váló sokasága. (ad.5.) Az iratképzők jellege szerint szoktunk beszélni köziratokról, illetve magániratokról. Közirat a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv működése során keletkezett, vagy keletkezik; ezeket hivatalos iratoknak is szoktuk nevezni. Magánirat viszont a nem közfeladatot ellátó szerv, valamint a természetes személyek írásbeli tevékenységéből származó irat. A köziratot, vagy hivatalos iratokat az iratképző szerv jellegének megfelelően szoktuk fogalmilag csoportosítani. így az államhatalmi, igazgatási feladatokat ellátó szervek iratait kormányzati iratoknak, a jogszolgáltatást ellátó szervek iratait bírósági iratoknak, a gazdasági tevékenységet folytató szervek iratait gazdasági iratoknak, az egyházak által létrehozott iratokat egyházi iratoknak nevezzük.