6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

műveletek elvégzését oldják meg tértől és távolságtól függetlenül. (A számítógépek ügyviteli alkalmazásáról lásd a II. 2. fejezetet!) Az ügyvitel kommunikációs eszközei A hagyományos (kézbesítéssel, postai úton történő) és elektronikus irattovábbítás az irodai kommunikációnak csak egy részét alkotja. Az információ átvitelének rajtuk kívül még számos más módja is ismert. A gépesített ügyvitel eszközrendszere nem nélkülözheti a telefont, a telex-, fax-, telefaxgépet, a diktafont és a magnetofonkészüléket. A távbeszélőkészülék a szóbeli ügyintézés eszköze. Számos típusa ismert. Vannak hálózati és rádiótelefonok, memóriával és/vagy üzenetrögzítővel is ellátottak. A hálózati távbeszélőkészülékek lehetnek házi és városi vonalakon működők, ill. lehetnek kombinált felhasználásúak, miként analóg és digitális készülékek. A távbeszélőkészülékek funkcionálisan sokfélék: főnök-titkári, több állomást kapcsoló diszpécser-, konferencia-, sőt videotelefonok. Valamennyi hozzátartozik a korszerű ügyvitel eszköztárához. A telexgép a postai távíróhálózatba bekapcsolt berendezés, amely kiváló hírközlési eszköz. Korlátozott karakterkészlettel és alacsony sebességgel működik. A telexgép lényegében 210 mm-es szélességű papírszalaggal működő villanyírógép, amely adja és veszi (gépeli) az üzeneteket, miközben az üzenetek 2-3 példányos rögzítésére is alkalmas. Az általa közvetített üzenet a telex. A korábbi mechanikus távgépírókat a korszerűbb számítógépes utódok egyre inkább kiszorítják a használatból. A posta vonalkapcsolt adathálózatán működik a teletex, amely nemzetközileg szabványosított távközlő-szolgálat. Ez az elektronikus levelezést biztosítja az automatizált irodai rendszerek, mint előfizető állomások között. A minitex a távbeszélő- és telexhálózat között kapcsolatot teremtő elektronikus postafiók-rendszer, amelyet a névvel és jelkóddal bejegyzett postafiók-tulajdonosok használhatnak. A videotex telefonhálózatra csatlakozó szolgáltató rendszer, amely a videotex-terminállal rendelkezők számára biztosítja a videótex-adatbázisokhoz való hozzáférést. A fax, ill. a telefax (távmásoló gép) a telefon és a levélposta között elhelyezkedő technikai vívmány. Kézzel vagy géppel papírra írt szövegek, ábrák stb. továbbítását végzi a távbeszélő hálózaton keresztül. Egyes típusai színes iratmásolatok küldésére is alkalmasak.