6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

A selejtezési munka előkészítése, menete és ellenőrzése Mint tudjuk, az iratok selejtezése azok keletkezési ideje szerint három jogszabály alapján történik. Az 1972. január 1-je előtt keletkezett iratok kezelésére és selejtezésére a 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendelet, az 1996. január 1-je előtt létrejöttékre az 1969. évi 27. tvr. és az1996. január 1-je után keletkezett iratokra az 1995. évi LXVI. törvény vonatkozik. A) Selejtezés a 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendelet alapján A kormányrendelet végrehajtására a minisztériumok és országos főhatóságok utasításokat adtak ki, amelyek főbb vonásaiban azonos módszertani követelményeket támasztanak a selejtezési eljárás lefolytatására. Az utasítások kötelezővé tették az iratok iktatását és az iratoknak az iktatószámok sorrendjében történő lerakását, s lényegileg csak az iktatott iratok selejtezésének menetét írják le. Az utasítások értelmében a selejtezési munka első, előkészítő lépése a selejtezési felelős kijelölése, a selejtezési bizottság megalakítása, valamint a levéltár értesítése. A bizottság tagjai a selejtezési munkát ténylegesen végző dolgozók, akiknek ismerniük kell az adott szerv felépítését, működését, ügyvitelét, az államigazgatásban vagy a gazdasági életben betöltött szerepét, helyét, a selejtezésre vonatkozó előírásokat, valamint az iratok politikai, gazdasági, tudományos és egyéb értékét. A bizottság legalább három tagból áll, célszerű, ha közöttük van annak a szervezeti egységnek a képviselője is, amelynek az anyagát selejtezik. A bizottság feladatkörébe tartozik, hogy az illetékes levéltár képviselőjével felvegye a kapcsolatot, s a selejtezés megkezdése előtt tisztázzák a vitás kérdéseket. Hivatalosan a munka megkezdése előtt 30 nappal értesíteni kell a levéltárat a selejtezés kezdeti időpontjáról. A selejtezési bizottság zavartalan munkájához megfelelő helyiséget kell rendelkezésre bocsátani, amennyiben az irattár helyisége a selejtezés lebonyolítására nem alkalmas. Ezt követően kerül sor az iratanyag átvizsgálásra a következők szerint: 1. Az iratok eredeti rendjének helyreállítása: az összekeveredett iratokat csoportosítani szükséges aszerint, hogy iktatott vagy nem iktatott iratokról van-e szó. Iktatott iratok esetében vissza kell állítani az eredeti rendet, vagyis az iratokat éveken belül az iktatószámok sorrendjében kell elhelyezni. Fel kell mérni az irathiányokat, iratpusztulásokat is, mivel ezek módosíthatják a megmaradt iratok értékét.