6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

az iratképző szervet felügyelő levéltárnak is az az érdeke, hogy az iratképző rendszeresen értékelje iratait, melynek eredményeképpen elkülönülnek a tartós (levéltári) megőrzést igénylő iratok. Az iratok az iratképző szerv ügyviteli tevékenysége során keletkeznek, vagyis az ügyintézés termékei. Keltezésük pillanatában kivétel nélkül mind ügyviteli értékűek, s megőrzésük is ügyviteli érdekből, a folyamatos munkavégzés zavartalan biztosítása érdekében és céljából történik. Az idő múlásával az iratok egy részének információtartama elveszíti aktualitását, az iratnak megszűnik az ügyviteli értéke, vagyis az a sajátossága, hogy az iratképző szerv ügyvitelében szükség van rá. így az iratképző érdeke — a már említett okokból — azt kívánná, hogy az ügyviteli értékét vesztett iratokat kiselejtezzék. Igen ám, de az iratértékelés, mint elméleti tevékenység éppen azt célozza, hogy megállapítható legyen a szerv iratairól részleteiben, melyek azok az iratok, amelyek nemcsak ügyviteli értékűek, de levéltári értékkel is bírnak, vagyis maradandó értékűek. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény meghatározása szerint maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Elmondhatjuk tehát, hogy az iratértékelés célja kettős: egyrészt eleget tenni az ügyviteli érdeknek, vagyis egy adott pillanatban a már ügyviteli értéküket vesztett iratokat kiselejtezni, az ügyviteli értékű iratokat — köztük a maradandó értékűeket — az iratképző szerv irattárában tovább őrizni, s meghatározott idő elteltével a maradandó értékű (nem selejtezhető) köziratokat levéltárnak átadni. E kérdéskör szabályozása mind az iratképző, mind pedig a levéltár érdeke, s így az értékelésnek is közösnek kell lenni olyan értelemben, hogy az ügyviteli érdekek szem előtt tartását az iratképzőnek kell figyelemmel kísérni, míg a maradandó értékű iratok védelmét a levéltárnak. így az átfogó, jogszabályi keretekben történő szabályozás, amely nagyvonalakban határozza meg, hogy az iratokat meddig kell megőrizni, s a történeti értékű iratok mikor kerüljenek levéltárba, a levéltári igazgatás feladata.