6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 2. Irattári feldolgozás

az őrzött értékek folyamatos nyilvántartása (bizonylatolása) szükséges. E célt szolgálják a raktárhelyiségenként vagy termékfajtánként rendszeresített raktári kartonok (fejlapok), amelyeken a készlet folyamatos nyilvántartása lehetséges. Általában más rendszerű kartonokat használnak az álló- és fogyóeszközöknél, egyes anyagoknál; külön tárolják a meglévő készletre vonatkozó, külön az érvénytelenné vált kartonokat. E bizonylatok őrzési ideje öt, egyes állóeszközöknél 10 év. Az őrzési időt az érvénytelenné válás időpontjától kell számítani. A kartonokat dobozokban, szekrényekben álló helyzetben őrzik. - Nagyobb raktárakban, több és értékesebb készletek esetén célszerű a számítógépes rendszerek alkalmazása is. A raktári fejlapok alkalmasak arra, hogy a készlet változásait bizonyos időnként rögzítsék, de azokon a folyamatos forgalom dokumentálására nincs hely. E célból az egyes vállalatoknál anyag- és áruforgalmi bizonylatokat rendszeresítenek (pl. anyag bevételezési, kivételezési, visszavételezési bizonylatok, felhasználási nyilvántartások stb.). E tömbökben őrzött, folyamatosan számozott bizonylatokat három példányban töltik ki, és a példányok közül az utolsó (tömbpéldány) a többivel összefűzve marad. Az összegyűlt tömbök további őrzése anyagraktáranként folyamatos számrendben a legcélszerűbb. A raktári kartonokat és bizonylatokat az illető osztályok kézi irattárában kell őrizni, a folyamatos használat és nagy mennyiség miatt azok a központi irattárba ne kerüljenek. Kialakult olyan gyakorlat is, hogy a kurrens anyagokat, a meglévő készletre vonatkozó nyilvántartásokat a raktárirodában vagy magában az anyagraktárban őrzik. Arra feltétlenül ügyelni kell, hogy a tárolóeszközök zártak legyenek, védjék a kartonokat a portól és egyéb szennyeződéstől. Az anyag- és áruforgalmi iratok a vállalati iratanyagnak sok esetben jelentős részét teszik ki. Mint az áttekintésből látszik, nagyobb részük nem iktatott, zömmel csak ügyviteli értékű irat. A tételszámos irattározásra vonatkozó szabályok azonban ezek kezelésénél is érvényesülnek. Valamennyi felsorolt dokumentumnak szerepelnie kell a vállalat irattári tervében, ahol a tételeket úgy kell összeállítani, hogy azok a gyakorlatban használhatók legyenek. Az irattári tételszámokat a legcélszerűbb a tárolóeszközökön (tasak, doboz, fedőlemez stb.) feltűntetni.