6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

III. Irattári ismeretek - 1. Az irattári munka

bélésű — szabványdobozokban elhelyezni. (Mérete A/4-es méretű iratok esetén: 120x270x390 mm). Maradandó értékű iratoknál ez azért is célszerű, mivel az iratátadás egyik feltétele a megfelelő tárolóeszközökkel való ellátottság. Dobozokban történő tárolásnál az iratok összmennyisége is könnyen kiszámítható és a dobozokra felírhatóak a tartalmára vonatkozó fontosabb adatok. Tárolhatóak az iratok még kemény fedőlemez közt, ún. szalagos irományfedőben, de ennél a tárolási módnál az iratok szétcsúszásának megakadályozása érdekében ügyelni kell az irattári csomó pontos összekötözésére. A fedőlemezek közé sem célszerű 15 cm-nél több iratot elhelyezni, mivel az ennél több irat már nehézkessé teszi kezelését. Nem tárolhatóak a központi irattárban iratok zsákban, különféle méretű innen-onnan összeszedett papírdobozokban, mivel akkor az irattár alapfeladatait sem képes ellátni. Állományvédelmi szempontból a nem selejtezhető iratok esetében célszerű azok bedobozolása előtt a műanyagtasakokból az iratokat kivenni — ha ez a kézi irattárból történő iratátvétel előtt elmaradt — és valamilyen segédeszközzel (pl. A/3-as méretű papírlappal) összefogatni, mivel a műanyagtasakban az irat nem levegőzik, s állaga így gyorsan romlik. Bármely irattárolási mód választásnál az iratok tárolóeszközein fel kell tüntetni az iratot keletkeztető keretet, az iratok tárgyát, évkorét, a selejtezhetőség, illetve a levéltári átadás évét. Amennyiben az iratokhoz tartozik valamilyen segédkönyv, azokat közvetlenül a bennük regisztrált iratok mellé (sorrendben mögé) kell elhelyezni. A központi irattárban dolgozó irattáros egyik legfontosabb feladata a könnyű, gyors és biztonságos visszakeresés biztosítása, az irattári rend kialakítása, az irattári nyilvántartások és segédletek naprakészen tartása. A hatékony irattári rendnek egyértelműnek, áttekinthetőnek kell lennie és az irattárban őrzött iratoknak tükrözniük kell a szerv szervezeti felépítését is, hogy a gyarapodásoknál a beérkező iratokat a már irattározott előzmény ügy- és évkörű iratokhoz lehessen elhelyezni. A selejtezéseknél keletkező üres helyeket fel lehet tölteni, így elérhető, hogy egy-egy szervezeti egység (osztály) iratai egy-egy blokkot képezzenek. (Osztott /decentralizált/ vagy vegyes iratkezelési rendszer használata esetén.) Ekkor a szervezeti egységeken belüli csoportosítás alapja az évek, majd az iratok irattári tételszámának emelkedő sorrendje, ezen belül — ha van — az iktatószámok emelkedő sorrendje lesz. Központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben célszerű csoportosítás az iratok év, azon belül növekvő irattári