6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

Mutatózás Az iratok visszakeresését szolgáló segédletek a mutatókönyvek. A mutatózás az iratkezelési munkának az iktatást követő része, melynek célja, hogy a visszakereséshez az iratot az iktatószámnál könnyen megtaláljuk. A mulatozást az iratok nyilvántartásba vétele után azonnal el kell végezni. A közismert név-, tárgy- és helynévmutatón kívül az iratok könnyebb visszakeresését szolgálja még az irattári sorkönyv és az idegen számmutató. Nem kell mutatót vezetni azoknál a szerveknél, vagy osztott iratkezelés esetén azoknál a szervezeti egységeknél, ahol az évi ügyiratforgalom nem haladja meg a 2000 darabot. Csak névmutatót kell vezetni akkor, ha a kisebb ügyiratforgalmú szervek az iratokat elintézés után rögtön irattári tételek szerint kezelik. Kötelező azonban mind a név-, mind a tárgymutató vezetése azoknál a nagy iratforgalmú szerveknél, ahol központosított ügyiratkezelés van, és a nyilvántartást több dolgozó végzi. a) Névmutató Az iktatott ügyiratokat év elején megnyitott, regiszteres névmutatókönyvbe vezetjük az ábécé betűinek sorrendjében, a küldő szerv vagy személy nevének kezdőbetűjénél. Megjelöljük az iktatókönyvben szereplő tárgyat és az iktatószámot. Nagy iratforgalmú szerveknél a névmutatóban az ábécé betűit tovább is lehet tagolni az azokat követő első magánhangzó hozzáadásával (pl. ba, bá, be, bi, bo, bő stb.), a leggyakoribb nevek számára (pl. -Kiss, Nagy, Kovács, Molnár, Tóth stb.) pedig külön oldalakat nyitunk. Ha a tárgysorozatban több név szerepel, azokat valamennyi betűnél mutatózni kell. Alszámos iktatásnál valamennyi alszámra beiktatott iratot mutatózni kell, és ugyanez vonatkozik a gyűjtőszámon nyilvántartott iratokra is. b) Tárgymutató A tárgymutató könyvek vezetése elvben megegyezik a névmutatóéval: az iktatott ügyiratok legpontosabb, legtalálóbb tárgymeghatározása után az ábécé betűinek sorrendjében vezetjük be a tárgyszót, majd feljegyezzük az iktatószámot. A tárgymutatókönyvbe bejegyzett rövid meghatározásnak minden esetben azonosnak kell lennie az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveggel. Ha több tárgyféleség is szerepel az iktatókönyvben, akkor valamennyit kell mutatózni. Több helyen kell mutatózni a tárgyat, ha a szövegben lévő vezérszó az ügyirat tartalmát csak általánosságban jelöli meg (pl. kereskedelem, ipar stb.). Előfordulhat, hogy a megfelelő tárgyszó meghatározásához