6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

II. Iratkezelési ismeretek - 1. Az iratkezelés folyamata

tásnál az első alszám az iktatószám része, amit hivatkozáskor nem kell jelölni. Nem gyűjtőszámos iktatásra előnyomott iktatókönyv esetén az iktatókönyvben üres helyet hagynak az esetleges alszámosan befutó iratok számára. Olyan ügyek esetén, amikor egy adott intézkedéssel, körkérdéssel kapcsolatban válaszok sokasága érkezik különböző szervektől, illetve belső szervezeti egységektől, gyűjtőívet célszerű alkalmazni. E gyűjtőívet a válaszok beérkezése után az ügyirathoz kell csatolni, és az iktatókönyv megfelelő rovatában utalni meglétére. Az iktatókönyv rovatai Akármelyik fentebb említett iktatási rendszer alkalmazása esetén az iktatókönyvnek, számítógépes iktatás esetén a számítógépes adathordozónak, feltétlenül tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétük megállapításához, az irattal kapcsolatos ügyben történő intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges adatokat. Ezek a következők: - az irat száma - az iktatás időpontja - honnan érkezett az irat (a küldő szerv vagy személy neve, címe, iktatószáma) - az irat tárgya - az ügyintéző neve - határidő - a mellékletek darabszáma - kezelési feljegyzések - az irattári terv szerinti tételszám - az irattári elhelyezés ideje. Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell egy „kezelési feljegyzések" vagy „megjegyzés" rovatot, ahol az iratok minősítését, az iratcsatolás tényét kell feltüntetni. Itt kell megjelölni az azonos ügyben keletkezett irat előző vagy következő iktatószámát aszerint, hogy az iratot előre vagy hátra csatoljuk. Itt tüntethető fel — alapszámos iktatási rendszer alkalmazása esetén — az alapszám is. Ha az iratokat többszörösen előre vagy hátra csatoljuk, az iktatókönyv mellett szükséges az irattári sorkönyv használata, ahol