6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

- Központi irattár - A tételszámok szerint csoportosított iratokról átadási jegyzék készítése - Az irattárban elhelyezett iratokról áttekintő raktári jegyzék készítése - Irattári kezelés, szerelés, csatolás, iratkölcsönzés. VIII. Selejtezés - A selejtezési bizottság kijelölése és feladatai - Tételszám, tárgy, évkor, mennyiség - A selejtezésre előkészített anyagok levéltári ellenőrzése, az engedélyezett iratok megsemmisítése - A levéltár által visszatartott nyílt és TÜK-iratok történeti értékű tétellé minősítése. IX. Iratok átadása a levéltárnak - Az illetékes levéltárral történő előzetes egyeztetés - Az átadás-átvételi j egyzőköny v adatai. X. Megszűnő szervezeti egységek iratainak átadása - Jogutód szervezeti egység kijelölése - Az átadott iratokról készített jegyzőkönyv adatai. XI. Megszűnő szerv iratainak átadása - Az illetékes levéltár értesítése a megszűnő szerv iratainak elhelyezéséről - A megszűnő szerv „levéltár érett" történeti értékű iratainak levéltárba szállítása. Az iratkezelési szabályzat melléklete az irattári terv. Az irattári terv feladata biztosítani, hogy az iratok megfelelő csoportba kerülve, segítsék a zavartalan ügyvitelt, s megfelelő fizikai feltételek között várják az ügyviteli érték megszűntét követő selejtezést, illetve történeti értékű iratok esetén a levéltár-érettséget. Nyugodtan állíthatjuk tehát, hogy az irattári terv meghatározza az irat további sorsát. Minden irattári terv összeállításánál a legalapvetőbb kérdés, amit tisztázni kell, hogy melyek az adott szervnél a legfontosabb ügykörök, vannak-e történeti értékű iratok. Az előforduló ügykörök alapján meg kell határozni az iratok tárgyi csoportokba sorolásának lehetőségeit. Az irattári tervben felsorolt tárgyi csoportokat tételeknek nevezzük. Az ügyintézők az irattári tervnek azon tételeit alkalmazzák, melyekben munkájuk során irat keletkezik.