6. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. 2. bőv. kiad. Bp. 2000. MOL 279 p.

I. Igazgatási ismeretek - 5. Az iratkezelési szabályzatok a közelmúltban és napjainkban

egy általános sémát ismertetünk, amit minden szabályzatnak tartalmaznia kell I. Fogalom meghatározások Irat fogalma; küldemény fogalma; történeti értékű nem selejtezhető irat; ügyviteli értékű irat; irattári anyag; iratkezelési szabályzat; irattári terv; központi irattár; selejtezés; levéltár. II. Az iratkezelés szervezete és rendszere Szervezete: - központi kezelőiroda - az osztályiratkezelők - az ügyintézők - a kézbesítők - a központi irattáros - a vezető állású dolgozók - az iratkezelés ellenőrzése és felügyelete Rendszere: (milyen megosztásúak az iratkezelés mozzanatai) III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás - Az iratok átvétele: meg kell határozni: hol, kik, mikor, milyen feltételek mellett vehetik át a nyílt, az expressz, az ajánlott stb. iratokat. - Postabontás Pontosan rögzíteni kell az ún. nem bontható iratok körét, s a postabontásra jogosult személyek nevét és beosztását. - Ertekeztetés. A centralizált iratkezelést végző szerveknél nem szükséges, de decentralizáltan működőknél kívánatos. (Jelentősége, hogy a szervhez beérkezett valamennyi iratot regisztrálja.) - Szignálás. A szignálást a vezető által kijelölt személy vagy személyek végzik. - Átadás a szervezeti egységeknek, átadókönyv használata kívánatos (vegyes rendszerben). - Szignálás a szervezeti egységeken ügyintézőre. Előiratok csatolása.