4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 8. Modern iratkezelés és irattározás

a szabályos selejtezési eljárás lefolytatásához, a levéltári átadás, kölcsönzés stb. lebonyolításához. A kormányrendelet szerint a levéltárak közreműködnek az illetékességi körükbe tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezésében. A véleményezés során különös gonddal vizsgálták, hogy: - az iratok nyilvántartása tartalmazza-e az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, - a nyilvántartást kiegészítő segédletek vezetése révén - név, tárgy, helynév mutató - az irat útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban követhető, ellenőrizhető-e, - az iratokat mind az ügyintézés, mind az irattározás során a szerv ügyköréhez igazodó irattári terv alapján rendszerezik-e, - vizsgálták, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem, s a nem selejtezhetőket mikor kell levéltárba adni, illetőleg a selejtezhetőket ügyviteli érdekből hány évig kell a szerv irattárában megőrizni. Meg kellett kívánni, hogy a szervek az osztály vagy rész irattárak mellett központi irattárat is létesítsenek, s az irattárakban lévő iratokról, raktári egységenként az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzék készüljön. A szabályzatnak tartalmaznia kellett az iratok selejtezésének, valamint levéltárba adásának részletes szabályait. Ki kellett térnie a kép és hangfelvételek, valamint gépi adathordozók nyilvántartásának, kezelésének, őrzésének speciális szabályaira is. Az iratkezelési szabályzat két fő részből épült fel: a) ún. szabályzati rész b) irattári terv a) A szabályzati rész fejezetei a következők. I. Fogalom-meghatározások II. Az iratkezelés szervezete és rendszere III. Az iratok átvétele, postabontás, érkeztetés, irányítás IV. Iktatás V. Az ügyiratok intézése VI. Az iratok továbbítása VII. Irattárba helyezés, irattári kezelés