4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

Hiba forrása volt az is, hogy az egyes iratoknak a megfelelő csoportszámokhoz való besorolását nem vezetők, nem is az előadók, hanem az iratkezelők végezték, akiknek a létszámát éppen ebben az időben csökkentették s a megmaradottak többsége nem rendelkezett megfelelő iratkezelési gyakorlattal, illetve a rendszer kielégítő működéséhez szükséges elméleti felkészültséggel. Mindezek következtében a csoportszámos iratkezelési rendszer rövidesen megbukott: 1956 elején megszüntették országosan kötelező egységes iratkezelési rendszerként való alkalmazását és az ágazati főhatóságokra bízták, hogy a maguk területén szabályozzák a kérdést. Változások 1956 után Nagy hatással volt az iratkezelés további fejlődésére az 1058/1956.(VI.28.) MT sz. határozat, amely előírta, hogy a tanácsi szervek és intézmények iratait a végrehajtó bizottságok által megállapított ügyiratkezelési szabályzatoknak megfelelően kell kezelni. A szabályzatok elkészítésének megkönnyítése érdekében a Minisztertanács Titkársága kiadott egy minta iratkezelési szabályzatot, amit a tanácsi szervek mechanikusan átvettek. Az ügyiratkezelési szabályzat öt fejezete először szabályozta átfogóan az ügyiratkezelés mozzanatait. Első fejezete határozta meg az ügyiratok kezelésének rendszerét és szervezetét. Az ügyiratok nyilvántartására és kezelésére az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszert írta elő. A tanácsi szervek ügyiratkezelését központi, osztott vagy részben osztott rendszerben határozta meg. A szabályozás alapján a megyei tanácsi szerveknél osztott, a járási és városi (fővárosi-, városi kerületi) tanácsoknál pedig központilag, az igazgatási osztályok látták el a feladatokat, ahol szakigazgatási szervenként külön-külön nyilvántartó könyvbe iktatták az iratokat. A községek iratkezelése is centrális volt. A második fejezet tárgyalta a küldemények átvételét, bontásával kapcsolatos szabályokat. A harmadik fejezet szabályozta az iratok nyilvántartásba vételét (ezen belül foglalkozott a számkeretek kialakításával), a nyilvántartási bélyegző és az iktatókönyv rovataival, az ügyiratok csatolásával és mutatózással. A negyedik fejezet ismertette az elintézés tervezésével, a tisztázattal, a kiadmányozással kapcsolatos teendőket, továbbá a küldemények továbbításának szabályait. Az ötödik fejezet az irattározás feladatait foglalja össze.