4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 7. Iratkezelési reformok 1945 után

686. Öntözés Az iktatás a csoportszámos iratkezelési rendszer esetében is ugyanúgy történt, mint a közigazgatási számrendszer esetében, azzal az eltéréssel, hogy a nyilvántartólapokon az ügyirat minden iratváltását alszámokkal kellett ellátni, amit a korábbi rendszer csak az ötödik iratváltástól kezdve, vagyis csak az iratjegyzék igénybevétele esetén írt elő kötelezően. Példák: 647/1-2/1952. X városi növényvédd' állomás ellátmánya 14 l/N/l5-3/1953. Nagy I. felvétele X város növényvédő' állomására 11/17-2/1952. vízügyi tervező' iroda szervezése 686/14-2/1953. öntöző'vízkészlet felmérése a Tiszántúlon 141/K/19-2/1954. Kiss I. felvétele vízügyi hivatalba (Az iktatószám részei: csoportszám, betűjel, iktatószám, alszám, év) Az irattárban az iratokat a nyilvántartólapok csoportosításához hasonlóan, tehát a csoportszámok növekvő rendjében, illetve az ezeken belül esetlegesen alkalmazott alfabetikus sorrendben kellett elhelyezni. Előnye volt a csoportszámos iratkezelési rendszernek - éppen a nagy átszervezések idején -, hogy egy-egy ügykör más szervhez kerülése esetén, az irattár különösebb felbolygatása nélkül lehetett kiválasztani és átadni a jogutód szervnek az ügykörhöz tartozó iratokat, nyilvántartásaikkal együtt. Megjegyzendő, hogy ez az „előny" az iratoknak a levéltárba történt bekerülésük után sok bonyodalmat okozott, mivel gyakran csak nehezen lehet megállapítani az iratok egy-egy csoportjáról (pl. személyzeti ügyeknél), hogy ténylegesen mely szerv működése során keletkeztek, illetve hogy valamely szerv egyes ügyköreinek iratai mely más szerv irataiban találhatók. Ugyanebben az időszakban (a hidegháború éveiben) az iratok, az adatok biztonságos őrzése különösen nagy hangsúlyt kapott. A csoportszámos iktatási rendszerben viszont könnyen bizonytalanná válhatott az, hogy hol, milyen csoportszám alatt vettek nyilvántartásba valamely iratot. Az akkor gyakran hangoztatott „éberség" követelményének tehát egyre kevésbé felelt meg ez a rendszer. Ezt a kérdést az 1950-es évek elején bevezetett titkos ügykezelés révén próbálták áthidalni. Ennek következtében az ügyiratkezelés egy szerven belüli egysége megosztottá vált.