4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 10. A mikrofilmezés

meghibásodott gép javítása hosszabb időt vesz igénybe). Minden archiválási céllal készült mikrofílmtekercs elején és végén meghatározott felvételek készítendők. Ezek a felvételek több célt szolgálnak. Első és legfontosabb céljuk, hogy aki a mikrofilmtekercset kézbe veszi - akár a műhely dolgozója, akár kutató -, szabadszemmel megállapíthassa, hogy a tekercs elejét vagy végét látja-e, a mikrofilmezett levéltári állag hányadik tekercse van a kezében, továbbá hogy hol, ki által, mikor készültek a filmtekercs felvételei. Alapvető követelmény, hogy a felvételezett levéltári anyag minden oldala (lapja) teljes terjedelemben - tehát nemcsak a beírt szöveges rész -, rajta legyen a felvételen. Külön figyelmet kell fordítani az egyes oldalak szélé(i)n levő apróbetűs írásokra. Ha a tekercs vége nem esik egybe az adott cím végével, a levéltári anyagról készült utolsó felvétel után felveendő a címcédula, rátéve a „Folytatása következik" szövegű tábla. Ebben az esetben a következő tekercsen a tekercs eleji táblák után ugyanez a címcédula felvételezendő, ráhelyezve a „Folytatás" szövegű tábla. A tekercs elején szereplő jelmagyarázó tábla ábráinak alkalmazása a felvételezés során - az iratoldal előtt vagy inkább azzal együtt való felvételezésük -, több célt szolgál. Egyrészt a levéltári anyag fizikai állapotáról, másrészt a számozott de nem felvételezett üres oldal(ak)ról és az esetleges számozási hibákról tájékoztatnak. A jelmagyarázó ábra minden esetben a megfelelő helyen alkalmazandó ha szükséges, de ügyelni kell arra is, hogy feleslegesen (vagy tévesen) ne kerüljenek ilyen ábrák a felvételre. Felesleges alkalmazásuk legalább olyan félrevezető, mint a mellőzésük. Az ábrák elsősorban a mikrofilmek használóit tájékoztatják a levéltári anyag olyan jellemzőiről, melyeket a mikrofilm nem tud vagy nem eléggé tud visszaadni. Egyúttal jelentős segítséget nyújtanak a film ellenőrének is azáltal, hogy ne írjon ki olyan felvételeket megismétlésre, amelyekről - az eredeti hibája folytán - jobb felvétel nem készíthető. Ha a felvételező biztos benne, hogy hibás felvételt készített (az irat elmozdult, szövegrész lemaradt stb.) vagy kihagyott egy oldalt, ismételje meg ill. pótolja a felvételt. Ezzel munkaidőt és nyersanyagot takarít meg. Bizonytalan esetben ne ismételjen, mert a felesleges ismétlés zavart és nyersanyagpocsékolást eredményez.