4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 9. A levéltári nyilvántartások

végző, közfeladatot ellátó szerv vezetője illetékes (MTA-intézetek vezetői, állami egyetemek rektorai, dékánjai, az állami főiskolák főigazgatói, a tudományos kutatási célból jogszabály vagy kormányhatározat útján létrehozott közalapítványok vezetői, megyei, fővárosi, városi levéltárak, múzeumok stb. vezetői). Ha nem köztudott, hogy a támogató nyilatkozatot adó szerv a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végzi és közfeladatot lát el, a kívánt információkat külön be kell szerzni, hogy a kérdéses szerv jogosult-e egyáltalán a támogató nyilatkozat kibocsátására. A nyilatkozat tartalmazza a nyilatkozó intézmény cégbélyegzőjét, a törvényre történő hivatkozást, a kutató nevét, személyi igazolványának a számát, állandó lakhelyét, a kutatás tárgyát (részletes leírását), a kutatás időhatárát, a keltezést, az aláírást és a pecsétet. A kutatási kérelem elbírálásánál a levéltár szükség esetén kérheti az iratátadó szerv, a minősítő szerv és személyes adatnál pedig az érintett fél hozzájárulását is. A kérelem elfogadása után a kutató kutatási engedélyt vagy látogató-jegyet kap, mellyel az engedélyezett .kutatási témában vizsgálódást folytathat. A levéltáraknak az általuk kiadott kutatási engedélyeket nyilván kell tartaniuk. A Magyar Országos Levéltárban ebből a célból a kérelmeket bejegyzik a kutatási engedélyeztetés nyilvántartása elnevezésű könyvbe. A nyilvántartás a kutatás engedélyezésének a folyamatát valamennyi lényeges mozzanatában nyomon követi, vezetése a kutatóterem felügyelőjének a feladata. A kutatóterem felügyelője nyilvántartás kutatási kérelemre vonatkozó rovatait a kutatási kérelem alapján tölti ki; továbbá ide írja be a kutató részére kiállított látogató-jegy számát is. A látogató-jegy száma alapján történő gyors visszakereséshez külön sorszám füzetet rendszeresítettek. A nyilvántartás rovatai a következők: sorszám, a kérelem kiállításának a dátuma, a kutató neve, látogatójegyének a száma, kutatási témája, évköre, kutatási hozzájárulások (az iratképző szerv, minősítő szerv, személyes adat esetén pedig: az érintett engedélye), kuratóriumi engedély (iktatószám, dátum), elutasító döntés (iktatószám, dátum). A „kutatási hozzájárulások" rovatokat abban az esetben kell kitölteni, ha az engedélyeztetésre a levéltár és nem a kuratórium jogosult. A megfelelő rovatokba a hozzájáruló szerv iratának az iktatószámát és a hozzájárulás dátumát kell beírni. Az érintett személy hozzájárulását „hozzájárult" szöveggel és a hozzájárulás dátumával kell jelezni. Ha a levéltár hatáskörében történik az engedély megadása a „MOL engedély" rovatban kell tüntetni az anyagőrző szervezeti egység jelét, valamint az engedély