4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

III. Levéltári ismeretek - 6. A levéltári rendezés

bizonyos iratok kivételével (1867 előtti iratok, állami gazdálkodó szervek működése során keletkezett irattári anyagok) minden levéltárnál lehet kezdeményezni. A rendszerezés elvei A rendezés kezdőpontja és leglényegesebb fázisa a rendszerezés, a levéltári anyag rendszerének a megállapítása, azaz annak meghatározása, hogy a levéltári egységek kialakítása és csoportosítása miként történjék. A rendszerezés különböző rendszerezési elveknek a figyelembevételével, különböző rendszerezési alapoknak az alkalmazásával történik. (A levéltárákba kerülő anyagnak rendszerint már van valamilyen korábban kialakított - irattári - rendszere, amit a levéltárban vagy megtartanak, vagy megváltoztatnak.) A rendszerezés során érvényesített alapelgondolást, amely a rendszerezést és a rendezést, a levéltári anyag rendszerét elméletileg meghatározza, rendszerezési elvnek nevezzük. A rendszeralkotás szempontját tekintve két fő rendszerezési alapelvet különböztetünk meg, a proveniencia, illetve a pertinencia elvét. A proveniencia (jelentése: keletkezés, eredés) elvét alkalmazzák a rendszerezés során, ha az iratokat eredetük alapján csoportosítják, illetve tartják együtt. A pertinencia (jelentése: valamire vonatkozás) elve értelmében a levéltári anyag rendszerezése és rendezése során azt kell figyelembe venni, hogy az anyag mire - milyen tárgyra, területre, személyre, korra, stb. - vonatkozik. Azonos provenienciájú vagy pertinenciájú iratok összességét fondnak nevezzük, a fondok tehát a levéltári anyag rendszerezésének alapegységei. Valamely természetes személy vagy önálló ügyvitellel rendelkező szerv működése során - a proveniencia elve alapján keletkezett fondot szerves fondnak vagy másképp regisztratúra jellegű fondnak, a pertinencia elve alapján létrejött fondot pedig szervetlen fondnak vagy másképp gyűjteménynek nevezzük. Egy szerv vagy személy a maga működése során egyetlen fondot hoz létre, a szerves fond tehát azoknak az iratoknak az összessége, amelyeket a fondképző személynek vagy szervnek írtak, valamint amit ő írt saját használatára. - A gyűjtemény létrehozója másodlagos fondképző, aki a gyűjteményben különböző provenienciájú iratokat egyesít. Levéltári gyűjteményeket különböző szempontok alapján lehet létrehozni. Az iratfajta alapján jön létre pl. egy oklevélgyűjtemény vagy egy térképtár. A területi pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok