4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

radírozni az iktatókönyvből. Számítógépes nyilvántartás esetén a határidő figyelését a program automatikusan végzi, de az iratokat ekkor is célszerű határidős - lejárati nap szerinti - szekrényben tárolni. Az elintézés után az ügyintézőnek - az ügyirat e célra fenntartott részén - fel kell írni az irattári terv szerinti tételszámot, amelynek alapján az ügyiratokat be kell sorolni az irattári tételekbe. A kiadmányozás Az elintézés-tervezet jóváhagyását kiadmányozásnak nevezzük. A kiadmányozásra jogosult munkatársak (vezetők + beosztottak) körét és hatáskörüket az ügyrendben, illetve a munkaköri leírásokban kell rögzíteni. A kiadmányozáskor az aláírásra jogosult személy az elintézés-tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. A kiadmányozás történhet eredeti aláírással vagy a kiadmányozó nevének az iratra gépelésével, „sk" (saját kezével) jelzéssel. Ezt a tervezetet kiadmányozáskor „K" jelzéssel kell ellátni. Az iratkezelő a tisztázatra „a kiadmány hiteléül" záradékot rávezeti, lebélyegzi és saját kezűleg aláírja. A hitelesítést a kiadmányozó nevével egy sorban, a papír bal oldalán kell elvégezni, és eredeti aláírás szükséges minden egyes példányra sokszorosítás esetén is. Ha a kiadmányozó a kiadmányt saját kezűleg írja alá, ezt a tényt az elintézés-tervezet aláírásakor „kh" (kiadványt hozzám), vagy „ak" (aláírással kiadom) betűkkel kell jelezni. Az ügyintéző felelős az általa elkészített elintézés-tervezetben foglaltakért, és ezt névjegyével (szignójával) köteles ellátni. A kiadmányozásnak különösen a felelősség megállapításánál van nagy jelentősége. A kiadmány tisztázása A jóváhagyott (kiadmányozott) iratot kiadmánynak nevezzük. Ha az ügyintéző kiadmányoz, rendszerint nem készít tervezetet, egyszerűbb iratoknál sem szükséges e munkamozzanat. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell - a szerv nevét, címét, - a telefon, telefax számát, - az ügyintéző nevét, - a kiadmányozó nevét, - az ügyirat tárgyát,