4. Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és levéltári kezelői tanfolyamok hallgatói részére. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL I-II. 504 p.

I. Irattani ismeretek - 9. A jelenlegi iratkezelés gyakorlata

Minden beérkezett és iktatott iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt. Ezt a műveletet szignálásnak nevezzük. (A szignálásra jogosult vezetők körét a szerv ügyrendje határozza meg.) Központi iratkezelésnél általában a postabontással megbízott vezető állású személy szignál, csak az ügyben eljáró szervezeti egységet jelölve meg. Az ügyintézőt később, a szervezeti egység vezetője jelöli ki. Ezért az előadó (ügyintéző) nevét utólag írják be az iktatókönyv megfelelő rovatába. Osztott iratkezelésnél, ha a postabontás központilag történik, hasonló a szignálás. Ha a postabontás is decentralizált, akkor a szervezeti egység vezetője közvetlenül az ügyintéző nevére szignálhat, ezért az iktatókönyv előadó rovatába azonnal be lehet írni az ügyintéző nevét. Szignálás után a szervezeti egységek kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók előadói munkakönyvvel vagy rövid úton (iktatókönyvi bejegyzéssel) kapják meg az iratokat. A kézbesítőkönyv a. szerven belüli iratmozgást regisztráló segédlet. Adatai: - ügyiratszám, - címzett, - az átvétel ideje, elismerése (aláírás). Elintézetlen irat átadásakor a könyvben csak az irat számát, az átvétel időpontját és elismerését rögzítik. A kiadmányozott, tehát befejezett ügyiratoknál szerepeltetni kell a címzettet is. A szervek egy részénél az ügyintézők a nevükre szignált iratokat előadói munkanaplóval veszik át. Adatai: - ügyiratszám, - az átadás-átvétel ideje, elismerése (aláírás), d) Az ügyintéző feladatai Az ügyintéző iktatószám szerint, majd lapszámonként ellenőrzi az általa átvett iratokat. Meg kell nézni az iratokat abból a célból is, hogy az iratkezelő elvégezte-e a szükséges iratkezelői teendőket (pl. szerelés, csatolás, illetékkezelés stb.), végrehajtották-e a korábbi utasításokat, szükség van-e a szokásostól eltérő, különleges eljárásra. Az elintézés-tervezet készítése előtt, ha az már csak a legkisebb mértékben is eltér a szokásostól, tájékoztató feljegyzést kell készíteni. Szükség van ilyen feljegyzésre, ahol közbeesőén szóbeli tárgyalások voltak, vagy az ügyiratban határidős kezelésre ad utasítást az ügyintéző. A feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson.