3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 4. Ügyvitelszervezési ismeretek

A másolás az eredeti dokumentum reprodukálásának (újra előállításának) azt a módját jelenti, amikor az eredeti dokumentum a másolat előállításában állandóan résztvesz, és a technológiai folyamatot annyiszor kell megismételni, ahány másolat készül. Ez az eljárás csak kis példányszámú másolat készítésénél gazdaságos. A különféle gyártmányú és típusú másolóberendezések eltérő szolgáltatásokat nyújtanak. Alkalmasak az eredeti dokumentummal azonos méretű, kicsinyített és nagyított másolatok előállítására az A/3 és A/5 méretek közötti tartományban. Egyes másológéptípusok színes másolatokat is készítenek. A megfelelő típus kiválasztása elsősorban a megterhelés (a másolási igény) függvénye. Minimális követelménynek számít már a percenkénti 30-40 másolat előállítása, az automatikus fénymérés és papírbefuzés, valamint a kétoldali másolás. A másolatkészítéshez a 80 gr/m -es papírszabvány ajánlott a régebbi 70 gr/m

2 papírszabvány helyett. A sokszorosítást (a reprográfiát) a másoló eljárásoktól az különbözteti meg, hogy az eredeti dokumentum nem vesz részt a másolat-, azaz a levonatkészítés teljes technológiai folyamatában. A legfejlettebb másolási eljárás a nyomdai nyomtatás, amelynek során speciális eszközökkel nyomdai formátumú nyomóformát készítenek. Ezzel igen nagy példányszám kinyomtatására nyílik lehetőség. A megfelelő másoló és sokszorosító eljárás kiválasztásánál mindig mérlegelendő szempont, hogy a sokszorosítandó dokumentum milyen jellegű, mekkora a terjedelme és azt milyen mennyiségben kell előállítani, hogy a másoló- vagy sokszorosító gép termelékenysége megfelelő-e, van-e rajta automatikus példányszám-beállító, kontrasztja állítható-e, van-e színválasztéka, automatikusan összehordja-e a példányokat, kétoldalasán is másol-e, szervízellátottsága, kezelési komfortja kielégítő-e stb.. A sokszorosítási eljárások termékei a sokszorosított másolatok. A mikrofilmezés eszközei A másoló és sokszorosító eljárásokkal készült másolatok és levonatok gépi segédberendezések nélkül, szabad szemmel, míg a fényképészeti eljárással készített ún. mikromásolatok már csak speciális optikai berendezésekkel, ún. mikrofílmleolvasó készülékekkel olvashatók. A mikrofilm kis helyigényű, előnyös információhordozó.