3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 3. Az egyes szervtípusok iratfajtái

döntésére vonatkozó határozott kérelmet. Ha a keresetet szóban terjesztik elő, a kérelmet jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet a bíróság munkatársa és a kérelmező aláírása hitelesít. A keresethez - szükség szerint - okiratokat csatolnak, az eljárás folyamán pedig az akta meghatalmazásokkal, szakértői véleményekkel, tanúkihallgatási jegyzőkönyvekkel, idézésekkel, illetve azok tértivevényével stb. gyarapodik. A bíróság tárgyalásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és a tárgyaló tanács elnöke aláírásával hitelesít. (Ha a jegyzőkönyv szövege több ívre terjed, az egyes íveket össze kell tűzni.) A tárgyaláson meghozott és kihirdetett határozatot {ítélet, végzés) szintén írásba kell foglalni és annak eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz kell fűzni. A bíróságokon a tárgyalások és az ülések nyilvántartására tárgyalási naplót kell vezetni, mégpedig úgy, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyalt ügyek száma, továbbá az egyes ügyekben meghozott határozat lényege kitűnjön. A helyi bíróságokon e célból perkönyvet vezetnek. A bírósági kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba. (Az ügykezdő iratokat a lajstrom soron következő új ügyszáma alatt, az utóiratokat a kezdő irat ügyszámánál kell lajstromozni.) A vállalatok üzleti ügyeinek intézése során keletkező leggyakoribb iratféleség a levelezés. A termeléshez, üzemeléshez szükséges áruk és anyagok beszerzése, illetve a létrehozott termékek értékesítése a vállalati ügyvitel - és ezen belül az adminisztráció egyik legfontosabb feladata. A megrendelés tartalmazza a vevő üzletkötési szándékát és az ajánlott feltételeket, ha az eladó válaszlevelében {visszaigazolásában) a feltételeket elfogadja, létrejön a szerződés, amely esetleges utólagos vita során az igazságszolgáltatás alapját képezi. A vállalat terjeszkedése, bővítése, korszerűsítése megköveteli a különböző építési és műszaki tervdokumentáció elkészítését és őrzését. A termelés elképzelhetetlen lenne a termelési folyamathoz kapcsolódó technológiai leírások, szabadalmak stb. nélkül. A mai üzleti élet elképzelhetetlen a piackutatás és a reklámtevékenység nélkül, amelyekhez különböző tanulmányok, illetve hang- és képdokumentumok, videoklippek stb. tartoznak. De - amint az előző fejezetben már említettük - a Társasági Törvény kötelező erővel elő is írja egyes iratfajták készítését, folyamatos vezetését. így mindenekelőtt társasági szerződés {alapszabály) készítését, a cégbírósági bejegyzésre vonatkozó okirat megőrzését, az év végén mérleg és vagyonkimutatás készítését stb. Ezen túlmenően a korlátolt felelősségű társaság taggyűléséről, illetve a részvénytársaság