3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.
I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak
A közlevéltárak feladatai: - kizárólagos joggal átveszik és megőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait, - gyűjtik, megvásárolják, ajándékként ingyenes letétként átveszik a maradandó értékű magániratot, - az átvett, nyilvántartott anyagot feldolgozzák - selejtezik, rendezik, segédletekkel látják el stb. - az anyag használatát lehetővé teszik, - az őrizetükben levő levéltári anyagról hiteles másolatokat, tartalmi kivonatokat adnak ki, - ellenőrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek (közfeladatot ellátó szervek, illetve a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel rendelkező gazdasági társaságok) iratkezelésének rendjét, selejtezését, - gondoskodnak a levéltári anyag védelméről - konzerválás, restaurálás, biztonsági másolat, mikrofilm készítése útján, - levéltár- és történettudományi kutatásokat végeznek, - segítik a levéltári anyag oktatási és közművelődési célú felhasználását, - tanácsot adnak a maradandó értékű iratok szakszerű kezelésére, s közreműködnek a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában. A közlevéltár fenntartója köteles gondoskodni arról, hogy levéltára rendelkezzen a fenti feladatai ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételekkel - nevezetesen szakképzett levéltárosokkal, iratkezelőkkel, megfelelő író és az iratanyag tároló eszközökkel, az anyag védelmét biztosító irattárral és kutatóteremmel. Közlevéltárat fenntartani és működtetni csak a fenti feltételek megléte esetén lehet. Általános levéltár Megszüntetése esetén meg kell nevezni a megszüntetett levéltár anyagát átvevő levéltárat. Az általános levéltárak csoportjába tartozik - a Magyar Országos Levéltár (MOL), - a fővárosi (Budapest Főváros Levéltára), illetve a megyei önkormányzatok által fenntartott ún. megyei levéltár. A MOL, központi általános levéltár illetékességi körébe tartozik:
