3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaznak. Ügyviteli értékű az az irat, amely az adott szerv folyamatos működéséhez nélkülözhetetlen. Ezek egy része tartósan megőrzi ezt a jellegét, és állandó használatra a létrehozó szervnél vagy személynél marad. Ilyenek elsősorban az ügyvitelben tartósan használt nyilvántartások: telekkönyvek, anyakönyvek, rendőrségi nyilvántartások, bizonyos statisztikák, székház alaprajza. Az irattári iratok egy harmadik csoportját képezik azok, amelyeknek nincs maradandó (pl. történeti) értékük, és bizonyos idő elteltével ügyviteli szempontból is értéküket vesztik (készletnyilvántartások, munkaügyi iratok, részjelentések stb.). Ezek szigorú szabályok betartásával - kiselejtezésre kerülnek. * * * Az irattan fogalomkörébe azonban nem csak az egyes, az egyedi iratok vizsgálata tartozik, hanem az egyes szervek, intézmények, egyes személyek által létrehozott, szervesen kialakult irategyüttesek használatának, működtetésének, az iratkezelésnek a kérdésköre is. Iratkezelés alatt az irat készítését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, a tájékozódás és a selejtezhetőség megkönnyítése szempontjából való rendszerezését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenységet értjük. Mindezeket a kérdéseket az elmúlt évszázadokban különböző módon oldották meg, az iratkezelésnek tehát hosszú fejlődéstörténete van, ami az egyes civilizációk, országok szerint is bizonyos eltéréseket, fáziskülönbségeket mutat. Az iratkezelés magyarországi története nagyjából követte az általános európai fejlődést. A hazai iratkezelés története A magyar írásbeliség kezdetén a viszonylag kisszámú és főleg jogbiztosító oklevelekből álló iratokat a Kincstárban: ládákban, zsákokban őrizték. III. Béla király 1181-ben kelt oklevelében írta elő az ügyek rendszeres írásos intézését. A létrehozott királyi kancellárián, majd az egyházi és világi hatalmak által létesített kancelláriákon az általuk kibocsátott vagy kézhez kapott fontos iratokat könyvekbe másolták. Később, az