3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

azok a feljegyzések, amelyek egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készültek (pl. tanúkihallgatási jegyzőkönyv). Korábban inkább csak rövidített, sőt gyakran csupán a tárgyakat és a hozott határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvek készültek. A gyorsírás elterjedése az értekezleten elhangzottak pontosabb rögzítését tette lehetővé, s a korábbiakkal szemben megjelentek a hosszú, részletes jegyzőkönyvek. További, még részletesebb és pontosabb jegyzőkönyv készítését tette lehetővé a hangszalag, majd a videó alkalmazása. A régebbi korok jellegzetes belső használatú iratai voltak az összeírások, így a jobbágyok kötelezettségeit tartalmazó ún. urbáriumok, az egyházi tized behajtásáról készült dézsmajegyzékek, a jobbágyporták után behajtott rovásadó-elszámolások. Az összeírásokhoz számítanak manapság a különböző leltárak, népességösszeírások, statisztikai felmérések, közvéleménykutatások. A számadás a szerv vagy család gazdálkodásának rendbentartását, ellenőrzését szolgálta. Manapság a költségvetés, a mérlegbeszámoló minősül ilyennek. Belső ügykezelési iratnak tekintjük a mutatókönyvet, az irattári sorkönyvet, az irattári tervet, a raktári jegyzéket és az előadó ívet is, amely az ügyviteli feljegyzéseken kívül általában hordozója az elintézés tervezetének és az ügykezelési utasításokat, azok végrehajtását rögzítő feljegyzéseket is tartalmazza. (ad 7.) Az iratot, mint az írásbeli ügyintézés termékét keletkezése szempontjából az ún. genetikus irattan vizsgálja. Ebből a szempontból megkülönböztetünk beadványt és kiadmányt, fogalmazványt és tisztázatot, eredeti és másolt iratot, hiteles iratot és a hamisítványt. Összefoglalóan ezeket iratfajtáknak is szoktuk nevezni. Beadványnak azt az iratot nevezzük, amely valamely szervhez vagy személyhez érkezik, amelyet hozzá intéztek. Ez rendszerint egyszersmind eredeti aláírással ellátott tisztázat. Kiadmánynak azt az iratot nevezzük, amelyet valamely szerv vagy személy elküld. Az elküldött kiadmány is az arra jogosult személy, vezető aláírásával ellátott tisztázat. Mind a beadványnak, mind a kiadmánynak ott van a rendeltetésszerű helye, ahová címezték és küldték és nem ott ahol keletkezett. A fogalmazvány egy másik irat, rendszerint a kiadmány elkészítését szolgálja. Többnyire javítások, kiegészítések láthatók rajta s erre írja az illetékes vezető a letisztázásra vonatkozó engedélyét. A fogalmazványt többnyire az előadóívre írják.