3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

II. Iratkezelési ismeretek - 2. Számítógépek az ügyvitelben

Most már csak azt kell tudnunk, hogy milyen további szolgáltatásokat adhat egy jól kialakított iktatóprogram azon túl, hogy az esetleges elütéseket felvitelkor, mielőtt még az magába az elektronikus iktatási adatállományba kerülne, nyom nélkül kijavíthatjuk digitalizált iktatókönyvünkben. Az iktatás után az iratokat tárgyuk vagy a tárgyban felvett bármely kulcsszó szerint vissza tudjuk keresni. Ezt a célt hagyományos iratkezelésnél kulcsszó szerinti mutatózással és a mutatók kartotékrendszerbe illesztésével oldjuk meg, elektronikus iktatásnál bármely bevitt szó lehet visszakeresési kulcsszó is egyben, amit külön nem kell rögzíteni. Menüből való vezérlési lehetőség, a többszempontú visszakeresés biztosítása minden iktatóprogramnak szolgáltatása kell, hogy legyen. Minél jobban meg tudjuk fogalmazni a helyi igényeket, annál jobb program készülhet, és könnyebb, egyszerűbb és egységesebb lesz a napi munka során az iktatás. Megjegyzendő, hogy a mezők kitöltésének pontossága a visszakereshetőség záloga. Amikor a „keresés" menüpontra, vagy gombra kattintunk, egy „keresőpanel", vagy windows felületnél egy párbeszéddoboz jelenik meg. A kitölthető mezőbe kerül a keresési feltétel. A legtöbb programnál tetszőleges szöveges keresési feltétel megadható. Ez nagy előny, mert a keresett iratnak bármely elemére is emlékszik a kereső személy, az elemnek, mint keresési feltételnek a megadása után a számítógép képernyőre teszi a találati halmazt, azon iratok listáját, amelyek valamelyik rovatában megtalálta a keresett szót vagy kifejezést. így lehet a beadó neve, címe, az ügy tárgya, vagy akár tárgynak valamely szava, az előadó, a határidő dátuma, vagy a keltezés keresési kritérium, megkapjuk mindazokat és csak azokat az ügyiratokat, melyek a kérdésben meghatározott feltételt teljesítik. Kereshetünk bármilyen adatra, amit bevittünk. Nemcsak egyesével kereshetünk adatokat, hanem logikailag összefüggő adatcsoportokat is kigyűjthetünk. Nem elsősorban számítástechnikai kérdés, de itt is fel kell hívni a figyelmet arra, hogy az irat tárgyának kellően részletes, ugyanakkor tömör, pontos meghatározása, nem elnagyolt felvétele mennyit segíthet a visszakeresésnél.