3. Iratkezelő és irattáros ismeretek. Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1998. MOL 256 p., ill., tábl.

I. Igazgatási ismeretek - 1. Irattani alapfogalmak

Az oklevél jogi jelentőségű tényről szóló, meghatározott formák szerint kiállított bizonyítást szolgáló írás. Az oklevél önálló, maradandó érvényű irat, többnyire hosszabb előkészítés végpontját jelenti. Ilyen például a törvény, a birtokadományozó levél, az alapító levél, a bizonyítvány, a nemzetközi szerződés vagy egyezmény. Az akta, vagy ügyirat magában foglalja az érdemi intézkedésnek az előkészítését és magát az érdemi intézkedést is. Nem a bizonyítás a célja, de azt is szolgálhatja. Több részből áll: belső, az ügy mibenlétét, előzményeit röviden ismertető feljegyzésből, a pro domoból, az ügyben érdekelt tisztviselők véleményét tartalmazó feljegyzésből, az ügyféllel, társintézménnyel folytatott tárgyalásokról készített feljegyzésekből, az elintézés tervezetéből és az intézkedésből (amely utóbbi kettő gyakran egybeesik). Az aktában tehát együtt találhatók az egy ügyre vonatkozó belső használatú iratok, a beérkezett levelek, a kimenő levelek. Ha az akta tárgya szerint valamely oklevél (szerződés) előkészítését szolgálja, úgy az aktában az oklevél és az előkészítő iratai is együtt találhatók néha, de az okleveleket és az aktákat többnyire külön sorozatokban őrzik. Az oklevél és az akta tehát szinte feltételezi egymást, de amíg az 1526 előtti időből Magyarországon szinte csak oklevelek maradtak, az 1526 utáni időben viszont - az ügyintézés, ügykezelés átalakulása következtében is - egyre tömegesebben maradtak fenn akták az akkor létrejött nagy kormányszervek irattáraiban, a Mohács utáni kort ezért levéltári szempontból - az akták korának is nevezzük. A levél egyszerű írásbeli közlés, amely a címzettnek valamit hírül ad, általában a magánjellegű, a küldő és a címzett közötti személyes kapcsolat írásos lecsapódása. Ugyanakkor a levelek és az akták között nem húzható éles határ, mivel személyes hangvételű levelek is érinthetnek hivatalos ügyeket (lásd az egyes miniszterelnökök félhivatalos levelezését). Másrészt átvitt értelemben a különböző szervek közötti írásos kapcsolattartást is levelezésnek nevezzük. A dosszié az egy-egy levelező partnerrel való írásos érintkezés, vagy rá vonatkozó minden feljegyzésnek az egy-egy ügyhöz tartozó iratokra való tekintet nélkül kronológiai sorrendben való együttes tárolása, az akta-formán való túllépést jelentette. Elsősorban az üzleti életben vált általánossá.