13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Dr. Kálniczky László: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása

programokat is. Tehát az információtartalom visszaolvasását, esetleges másodlagos felhasználását biztosító dokumentációkat, programokat. A levéltár őrizetébe kerülő adatok nem mindig lesznek jól dokumentáltak és nem lesznek mentesek a hibáktól. Ezért az adatokat az esetleges átvételkor ellenőrizni kell, hogy a hibákat és a következetlenségeket feltárjuk. Az ellenőrzés szorítkozhat a minimumra - vagyis arra, hogy tényleg a leírásnak megfelelő kódértékek vannak-e az adathordozón, vagy tényleg a helyükön vannak-e azok. Jóllehet, a hibák többsége az adatfelvevőnek nem okozhatott problémát, ugyanakkor nehezíti a későbbi elemzők dolgát. Miután az adatokat a levéltárban ellenőrizték, kijavították, szükséges lenne, hogy olyan technikai formátumúvá alakítsák, amelyek megfelelő módon hozzáférhetők. Szükséges lenne még számos többletpéldány készítése is biztonsági célból az adatok esetleges megsemmisülése vagy elvesztése esetére. Az adathordozók hozzáférhetőségére, kutathatóságára, használatára irányuló mindenfajta igény kielégítése az átvétel esetén a levéltár személyzetére hárulna. A levéltárosok és a számítástechnikai képzés A levéltári tájékoztatás reális szükségletei, az e tevékenységgel szemben támasztott igények növekedése kikényszeríti azt, hogy a számítástechnika levéltári alkalmazásáról beszéljünk. Általános megfigyelés, hogy a számítógépet sokkal kevésbé alkalmazzák, mint amennyit írnak és beszélnek róla. A gépek és a gépek adta lehetőségek gyors és egyre fokozódó ütemű fejlődésével elméletileg nehéz lépést tartani, és általában szokatlan módszereket kell alkalmazni. Alapvető, hogy a levéltárosok teljesen vállalják a felelősséget a dokumentumformák fejlődésének legutóbbi eredményeiért. Ez a feladat nem nagyobb, mint az, amelyekkel az agyagtáblák korában kellett szembenézniük az első levéltárosoknak, akik felfedezték, hogy papirusztekercsek halmozódnak fel, rajtuk ismeretlen nyelvű jelekkel. A levéltárosoknak annyit kell megtanulniuk az új technológiából, hogy értékelhessék és hasznosíthassák azt. Nem kell érteniük a számítógépekhez és programozni sem kell tudniuk, pusztán saját intézményük szükségleteivel kell tisztában lenniük: ezeket az igényeket anélkül is le lehet fordítani a rendszerek nyelvére, hogy figyelembe vennénk a programozás részleteit. Szükség van azonban bizonyos programozási, számítástechnikai ismeretekre, azért, hogy a levéltár, ill. a levéltárosok ne legyenek kiszolgáltatva a számítástechnikai szakemberek szűk gyakorlati szempontjainak. Számítástechnikai adathordozók levéltári átvétele Ha a levéltár a géppel olvasható iratok átvételéről elvben lemondana, akkor esetleg a szervek saját archívumokat hoznának létre, amelyek valószínűleg nem nagyon lennének tekintettel történeti érdeklődésű látogatók kívánságaira. Alapvető az, hogy a levéltár csak akkor vehet és vesz majd át gépi feldolgozású anyagot, ha az ilyen anyag a hagyományos iratanyag helyébe lép, vagy ahol különben megszakadna az irattári összefüggés. Azt a szervet, amely a számítástechnikai rendszert saját céljaira működteti és hasznosítja, felhasználónak hívjuk, míg az információtechnikai berendezéseket birtokban és üzemben tartókat üzemeltetőnek nevezzük. A fondképző (az adattulajdonos) és az üzemeltető szervezetileg és jogilag ugyan elkülönül, de az "iratkezelési" és ügyviteli feladatok (adatok megőrzése, felhasználása, stb.) keverednek, s a felelősség is megoszlik. Annak meghatározásában, hogy mi a történeti érték, a levéltáron kívül csak az adattulajdonos (végfelhasználó) illetékes, az üzemeltető (számítóközpont) azonban nem. A számítóközpont operatív (üzemi) tárolóját, a gépi adattár (mágnesszalagtár) anyagát irattári jellegűnek kell tekinteni. Levéltári értékvesztés könnyen adódhat abból is, hogy a számítóközpont csak a feldolgozás technológiája által megkívánt adatokat őrzi. Későbbi kutató esetleg más osztályozást, csoportosítást, összehasonlítást kíván majd alkalmazni. Az archiválandó iratok formai különbözősége már korábban is megosztotta fizikailag a logikailag összetartozó levéltári anyagokat, a fondokat, pl. a terv- és térképtárak esetében. Analógiaként ezt a helyzetet ki lehetne terjeszteni a digitális információhordozókra is, már csak azért is, mert az archivált anyag későbbi felhasználása legkönnyebben az eredeti környezetben biztosítható. Ha külön gyűjtjük a számítástechnikai adathordozókat és máshol a manuális adatokat, akkor nem egységes egészként őrizzük meg egy szerv iratanyagát. Levéltári segédletekkel azonban biztosítani lehet majd az összetartozó iratok közötti összefüggést. Ily módon a praktikus okokból