13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.
Dr. Kálniczky László: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása
Dr. Kálniczky László SZÁMÍTÁSTECHNIKAI ADATOK ÉS ADATHORDOZÓK ARCHIVÁLÁSA Bevezetés Szaklevéltárunk, az 1988. 06. 01. óta Országos Környezetvédelmi és Vízgazdálkodási Levéltár elődje az Országos vízügyi Levéltár már 1985. óta foglalkozik behatóbban a számítógépes adathordozók és adatok archiválásának problémakörével. E munka párhuzamosan folyik a gépi adatfeldolgozás levéltárban történő alkalmazásával. (Ez utóbbival kapcsolatban Id. a "Számítógépes nyilvántartási rendszer az Országos Vízügyi Levéltárban" címmel a Levéltári Szemlében megjelent /LSz., 1987/1.,33-37/cikkemet.) A "Melyek a levéltári illetékességbe tartozó adatállományok, rendszerek, s hol húzzuk meg az értékhatárt?" kérdéskör kidolgozásakor vállalkoztam arra, hogy egy kiemelt vízügyi nagyvállalat a Dunántúli Regionális Vízművek központjában illetve területi szervezeti egységeinél felmérést végezzek. E felmérés eredményeit is figyelembevéve az alábbiakban a számítógépes adathordozók és adatok archiválása témakörben végzett kutatásaimat is közreadom. Az elektronikus számítógép olyan emberi tevékenységet gyorsít meg - nevezetesen, a matematikailag megfogalmazott feladatok számítással való megoldását, - ami az esetek többségében gép nélkül is elvégezhető. A számítógép előnye az azonos jellegű, gyakran visszatérő műveletek végrehajtásában van, mert ezekhez csak egyszer kell programot írni, a művelet nem számítástechnikai végrehajtása pedig összehasonlíthatatlanul hosszabb időt venne igénybe. A számítógépes adathordozók javarésze a visszatérő és nagy apparátust megmozgató munkafolyamatoknál - bérelszámolás, raktári nyilvántartások, szállítási feladatok, kimutatások, statisztikák - nyert eddig teret. Másik nagy előnye a tárolókapacitás és annak szinte tévedhetetlen "memóriája", amely minden részletet visszaad a megfelelően pontosan fogalmazott kérdésre. Lehetővé teszi, hogy rövid idő alatt nagy mennyiségű információt hívhassunk le egy kérdésre, akár több szempont kombinációja szerint. így például olyan rendszeresen visszatérő feldolgozásokhál, amelyek ugyanazzal a programmal bizonyos időszakonként más-más adathalmazt dolgoznak fel: havi anyag könyvelés, 2-3 naponkénti vízállás előrejelzés, stb. Előfordulhat az is, hogy a számítástechnikai adathordozón való tárolás nem minden esetben egyszerűsíti meg az adatok felhasználását, sőt eredeti céljával ellentétes hatást is eredményezhet. Fontos, hogy csak olyan adatok kerüljenek tárolásra, amelyek megőrzése valóban lényeges, és amelyek feldolgozása jelentős többletmunkát igényel. A számítástechnikai adatok levéltári archiválásának kérdése A levéltárosok és a levéltárak alapvetően kétféle módon kerülhetnek szembe az elektronikus adatfeldolgozás problémájával. Először a saját tevékenységüknél segédeszközként alkalmazva, másodszor olyan anyag átvételekor, amely annak ügyviteli felhasználásából származik. Jelen esetben a második lehetőségről, a gépi adatfeldolgozásból származó újszerű irattári anyagnak levéltárban való elhelyezéséről beszélünk. Az 1969. évi levéltári 27. tvr. nem tett különbséget az adathordozók fajtái között sem formai, sem tartalmi szempontból, tehát a "gépi adatfeldolgozás útján rögzített" adatokat is levéltári iratnak minősíti, így érvényes rendelkezés intézkedik a számítástechnikai adatok archiválásáról. Az 1969. évi 27. tvr. végrehajtása az elmúlt másfél évtizedben a számítástechnikai adathordozók tekintetében nem indult meg, a levéltárak nem gyarapítják anyagukat e forrásokból. A mai korszerű módszerek sok helyütt eltűntetik a papírt, mint az írás hagyományos támaszát. A modern irattári anyag esetében már egy ideje az írásbeliség visszavonulását és ezzel együtt az eredeti irat eddigi értelemben vett jelentőségének csökkenését figyelhetjük meg. Az információ elvonatkoztatható az őt hordozó anyagtól, s így a szorosan vett történeti értékelésük a hagyományos és gépi adathordozók esetében is azonos elveken alapszik, még akkor is, ha ezek sajátosságait figyelembe kell venni. A további, vagy másodlagos feldolgozás kitágult lehetőségeit a későbbi korok történésze matematikai módszerek segítségével bőven kamatoztathatja.
