13. A számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása. Szerk. Tamáska Péter. Bp. 1992. ÚMKL 131 p.

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

levéltárra hárulnának, így részükre az ehhez szükséges anyagi fedezetet biztosítani kell. A fentiekből következően a levéltár kiadásai megnövekednek, hosszú távon azonban két fontos tényezőt figyelembe kell venni: - a technikai fejlődés a számítógépes adathordozók területén is rohamos, a gyakorlati életben megjelennek az olcsó, nagy tárolókapacitású eszközök (pl. CD-k), (ez utóbbi élettartama gyakorlatilag végtelen, karbantartás-igénye minimális) - a számítástechnika térhódításával egyre nagyobb mennyiségű információ mágneses adathordozókon jelenik meg, és ezek hagyományos iratokon csak részben tükröződnek. Ebben az esetben is célszerűbb az információ mágneses adathordozón történő tárolása, egyrészt a kutatási igények gyorsabb, szélesebbkörű kiszolgálása érdekében, másrészt a hagyományos íratok tárolási költsége hosszú távon növekszik. Az így kialakuló szalagarchívumok átmeneti levéltár szerepét töltenék be, ahonnan a későbbiek során csak azok az adatállományok kerülnének be a levéltár központi archívumába, amelyek az archiválás összes kritériumának eleget tesznek. Elfogadva a fentieket a mágneses adathordozók archiválásával kapcsolatos, a levéltár által elvégzendő feladatokat az alábbiak szerint foglalhatjuk össze: 1. Gyűjtőkör meghatározása. 2. Számítógépes rendszerek felmérése és értékelése. 3. Számítógépes rendszerek részletes vizsgálata. 4. Meta-adatbázis felállítása a felmért rendszerek adataival. 5. Adatszolgáltatás a kutatók részére a meta-adatbázis adatai alapján, vizsgáljuk meg a fenti pontokban összefoglalt problémákat részletesen. 1. Gyűjtőkör meghatározása Magyarországon a gazdaság és a társadalom területén végbemenő gyors, radikális változások a SZAO - és természetesen ezzel együtt a levéltár - gyűjtőkörébe tartozó intézményeket sem kerülték el. E változások hatásai a levéltár feladataira nem hagyhatók figyelmen kívül, és megkérdőjelezik a jelenlegi gyűjtőkör létjogosultságát. Munkatársaink az 1987-ben véglegesített gyűjtőkörbe tartozó intézmények egy részénél a hagyományos iratkezelés ellenőrzésén kívül szerettek volna megismerkedni a számítógépen üzemeltetett rendszerekkel is - annak eldöntése céljából, hogy tartalmaznak-e levéltári értékű adatokat-, de sok esetben ezt üzleti titokra való hivatkozással megtagadták. Az ilyen és ehhez hasonló gondok kiküszöbölésére azt az elgondolást tartom jónak, amely szerint a levéltáraknak felül kell vizsgálniuk gyűjtőkörüket és le kell szűkíteniük az államigazgatás területén működő intézményekre és a közvetlen állami irányítás alá vont vállalatokra. Feltétlenül szükséges ezzel kapcsolatban a levéltár és az érintett intézmények viszonyának részletes jogi szabályozása, kiterjesztve azt a számítógépes rendszerek archiválásával kapcsolatos problémákra is. Pontosítani kell az 1969. évi 27. számú tvr.-ben szereplő irat fogalmát, meg kell határozni az adattulajdonosok kötelességeit működésük során létrehozott számítógépes adatállományok őrzésével kapcsolatban, továbbá ki kell térni arra is, hogy az adattulajdonos iratkezelési szabályzata kiterjedjen a mágneses adathordozókon tárolt adatokra is. Jelenleg érvényes jogszabály rendelkezik az üzembehelyezett számítógépes nyilvántartások dokumentálásáról, de általános tapasztalat (külföldön is), hogy a dokumentációk hiányosak, rosszabb esetben nem is léteznek. Jogszabályban kell biztosítani a levéltár betekintési jogát az üzembehelyezett rendszerek dokumentációjába, ugyanakkor meg kell határozni a levéltár kötelezettségeit az adattulajdonosok adatvédelme érdekében. A fent jelzett problémák rendezése nem a levéltár feladata, de az előkészítés munkájában célszerű résztvennie saját érdekeinek érvényesítése érdekében. Mivel a levéltárak és a gyűjtőkörébe tartozó intézmények viszonyának jogi szabályozása valószínűleg hosszabb időt vesz igénybe, a levéltárnak folytatni kell az archiválással kapcsolatos feladatainak végrehajtását a jelenlegi szabályzó rendszer kereteiben. 2. Számítógépes rendszerek felmérése és értékelése Ezt a feladatot a tanulmányok tapasztalatai alapján fel kell bontani résztevékenységekre. Elsőként el kell végezni a számítógépes rendszerek felmérését. Egyértelmű, hogy erre legalkalmasabb módszer az, ha minden rendszer leíró információit adatlapon rögzítjük. Az adatlapon szereplő kérdések összeállításánál két fontos dolgot kell figyelembe venni: - az adatlapnak minden olyan adatot tartalmaznia kell, amely egyértelműen azonosítja a rendszert, és lehetővé teszi annak eldöntését is, hogy tartalmaz-e levéltári értékű állományt - abban az esetben, ha egy fajta adatlappal mérnénk fel az élet legkülönbözőbb területén alkalmazott rendszereket, az adatlap terjedelme meglehetősen megnövekedne, de figyelem-