10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

viszont, hogy ugyanaz az ügykör függetlenül attól, hogy melyik részlegen keletkezett ugyanazt a tételszámot kapja. Ez a felépítési mód korszerűbb, s jobban biztosítja az iratok egységes besorolását és kezelését. Garantálja, hogy az azonos tárgyban keletkezett iratok függetlenül keletkezésük helyétől ugyanazt a tételszámot és őrzési időt kapják. Használható irattári tervet csak az iratkezelő szervezeti egységek bevonásával lehet készíteni. Célszerű valamennyi egységnél előzetesen összegyűjteni, hogy az adott helyen milyen ügykörben keletkeznek iratok, s ezeknek milyen őrzési időt tartanak szükségesnek, a több példányban képződő iratok esetében azt is, hogy az illető egység a több példányos irat kiadója-e, vagy csak egy példány őrzője. Az utóbbi években kiadott irattári tervek egyre gyakrabban ún. "a" és "b" őrzési helyeket különböztetnek meg. Az "a" hely általában az irat készítője, az a szervezeti egység, akitől az irat irattározása számonkérhető, azaz ö köteles a több példányban készülő irat 1 példányát, vagy az ügyviteli érték megszűntéig, vagy a levéltár-érettségig megőrizni. Az ún. "b" helyek ezen több példányos iratokat csak addig őrzik, amíg azt a saját ügyvitelük szükségessé teszi, azt követően szabályszerű eljárás során selejtezhetik. Ennek igen nagy a gyakorlati jelentősége, tekintve, hogy ílymódon, a sok példányban készülő főként belső iratok pl. utasítások, tájékoztatások, mérlegek, tervek, prognózisok nem foglalják 10-15 évig feleslegesen az irattárak mindenhol szűkös polcait, illetve kizárható az a veszély is, amié több példányos iratokat leginkább veszélyezteti, hogy mindenki kiselejtezi "más majd megőrzi" jelszóval. Az irattári tervnél figyelembe kell venni az iratok hatályának cél-