10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 3. Irattani alapfogalmak

intézményekben adott, képesítést igazoló iratok, vagy okleveleket szoktak adni különféle sport- és egyéb versenyek győzteseinek, kitüntetések alkalmával stb. Az oklevél szólhat .természetes és jogi személynek egyaránt. A levél olyan írásos küldemény, amely jogot nem bizonyít, hanem pusztán a címzett értesítését szolgálja. Lényegéhez hozzátartozik, hogy személyes kapcsolatot fejez ki, és ennek megfelelően bizalmas természetű. Személyes jellegét az biztosítja, hogy a levélíró és a címzett közvetlenül, illetéktelen személyek kikapcsolásával érintkezik, szemben az oklevéllel és az aktával: a levél fogalmazója, írója, aláírója ugyanaz a személy. Akták

kal a hivatali életben találkozunk, célja a jogügylet előkészítése, közhírré tétele, lefolytatása, befejezése. Az akta tulajdonképpen ügyirategyüttes, ahol az egyes ügyiratdarabok nem önálló iratok, hanem egymáshoz kapcsolódnak. Az akta legtöbbször egy-egy beérkezett levél tisztázatából és a kimenő válasz fogalmazványából áll. 2. Az iratképzők jellege szerint vizsgálva az iratokat, három fő csoportot különböztetünk meg: - hivatalos íratok - félhivatalos iratok - magániratok. A jogi személyek iratait általában hivatalos iratokn

ak nevezik. A félhivatalos irat valamely személynek olyan irata, amely valamely közületnél betöltött állásával, viselt tisztségével kapcsolatos. Félhivatalos például egy képviselőhöz egyik választója által irt levél, melyben az illető ügyében közbenjárását kéri. Ha azonban a képviselő átadja a levelet elintézésre valamely intézménynek, a félhivatalos irat hivatalos irattá válik. A hivatalos iratok az iratképző szervek jellegének megfelelően több osztályba sorolhatók. A kormányzati szervek működésével kapcsolatban keletkezett vagy hozzájuk érkező, és rendeltetésszerűen náluk maradt iratokat kormányzati iratoknak nevezzük, hasonló értelemben beszélhetünk az üzemek,