10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 12. Az iratok selejtezése

12. AZ IRATOK SELEJTEZÉSE Az iratkezelési munka megismerése során annak utolsó munkafázisához, a selejtezéshez érkeztünk el. E tevékenység a folyamat egyik legfontosabb, leginkább felelősségteljes része, melynek először tudományos és gyakorlati hasznával kell megismerkednünk. A hivatalok, intézmények, vállalatok, esetleg magánszemélyek tevékenysége során a politikai, tudományos, történeti jelentőségű iratok mellett olyan iratok is keletkeznek, amelyek egy meghatározott idő elteltével értéküket veszítik. A politikai, tudományos, történeti és jogbiztosítő jellegű iratokat állandóan vagy tartósan megőrizzük, azokat az iratokat pedig, amelyek a fent említett sajátosságokkal nem rendelkeznek, egy meghatározott idő után ki kell selejtezni. Az iratok selejtezése ezért több gyakorlati cél megvalósítását szolgálja. Ilyen pl. a raktárak mentesítése (tudjuk, hogy minden irattár helyiségproblémákkal küszködik), az elhelyezés jobb körülményeinek biztosítása, az állandó, vagy tartós őrzési idejű anyagok egységének és használhatóságának biztosítása. De nem lehet figyelmen kívül hagyni a kiselejtezett iratoknak papíripari újbóli hasznosítását, és a megmaradt iratok könnyebb kezelhetőségét.sem. Az iratselejtezésen értjük az iratok politikai, tudományos, gazdasági, kulturális és egyéb értékének megállapítását abból a célból, hogy az őrzési évkört kijelöljük, illetve a levéltár állományába sorolását eldöntsük. A selejtezés fontosságát a dokumentumok különböző jelentősége adja. Egyes dokumentumok a tudomány, a kultúra, a népgazdaság fejlődését tükrözik, vagy tartalmazzák a bel- és külpolitika fontos kérdéseit, érintik az államapparátus munkáját, vagy egyes személyek termelő, tudományos, társadalmi és egyéb tevékenységét. Ezek az anyagok a tudományos kutatás forrásai, ezért értékük állandó jellegű, őrzési határideje nem korlátozott.