10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

2. kötet - 11. Az iratok rendszerezése és rendezése

11. AZ IRATOK RENDSZEREZÉSE ÉS RENDEZÉSE Minden munka alapja a rend: a feldolgozásra váró anyagnak, a munkaeszközöknek az a rendje, ami a zavartalan munkavégzést megkönnyíti. Különösen és fokozottan igaz ez irattárra, ahol iratok nagy tömegét kell biztonságosan őrizni, egyúttal oly módon, hogy az iratok bármikor könnyen fellelhetők is legyenek. Moha az irattáros az esetek döntő százalékában nem kell, hogy a rendszerezéssel foglalkozzék, mert rendezett irattárban kezdi meg munkáját, ahol a kialakított rendszernek megfelelően szükséges az év végén újonnan érkező iratanyagot elhelyezni, mégis ahhoz, hogy hibátlanul tudjon rendet tartani, tisztában kell lennie a rendszerezés, rendezés alapfogalmaival és folyamatával. Előfordulhat ugyanis, hogy irattárunkban valamilyen okból, pl. és leggyakrabban költözködés miatt, felborult a rend, és ki kell alakítanunk, vagy újra kell alakítanunk a régi rendszert. Hogyan történik ez? Az iratok rendezése évszázadok óta két alapelv szerint történik. Az egyik az eredet szerinti rendezés (

proveniencia

). a másik a tárgyi rendezés (

pertinencia

) elve. - A proveniencia elve azt mondja ki, hogy az iratokat eredetük szerint kell csoportosítani. Ez azt jelenti, hogy azokat az iratokat, amelyek egy ún. iratképző szerv (pl. minisztérium, tanács, vállalat, gazdasági szerv, tsz, stb.) vagy személy működése során hozzá érkeztek vagy-nála keletkeztek, együtt kell tartani és kezelni. A proveniencia elvét másképpen irattári elvnek is nevezzük, mert az irattárban lévő irategyüttesek nagy többsége ezen elv alapján állt össze. A hatalmas tömegű iratanyagban való eligazodáshoz a rendszerzési alapelveken kívül egységre is szükség van, amely a kialakított, illetve kialakítandó