10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

- az ügyirat tárgyát (magánszemélyekkel folytatott levelezés kivételével); - a mellékletek számát; - a hivatkozási számot vagy jelzést; - a határidőt; - a szöveg után a kiadmányozás keltét, a kiadmányozó nevét és beosztását; - a címzett nevét. Leírói utasítás Az elintézéstervezetnek fontos része a leírónak és a postázónak szóló utasítás. Általában akkor van rá szükség, ha az intézkedés eltér a szokásostól, és a tisztázás az ügyintéző munkahelyétől távol (pl. leírőirodában) történik. A leírónak utasítást kell adni arra, mely részeket másoljon le az elintézés tervezetből, a tájékoztató feljegyzésből, a mellékletekből, milyen papírra, hány példányban készítse el a tisztázatot. Utasítást lehet adni a sokszorosításra vagy másolásra is. Kezelési utasítás Az ügyintéző kezelési utasításának ki kell terjedni - a mellékletekre - az irat aláírására, láttamozására, bélyegzőlenyomattal való ellátására - a záradékok készítésére - a szokásostól eltérő módjára és idejére - a válaszok gyűjtőíves kezelésére - az elóiratokkal kapcsolatos eljárásra. Az ügyintézőnek kell gondoskodnia az értékes, pótolhatatlan mellékletek kísérőjegyzékének elkészítéséről, meg kell jelölnie, ki fogja a levélterveze-