10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

A munkanapló nemcsak az ügyintézők munkáját teszi áttekinthetővé, hanem a kezelő iroda számára is dokumentum az irat átvételéről. A naplóba csak az irat számát, a dátumot és az átadás-átvétel elismerését kell rögzíteni, az iratok tárgyának megjelölése szükségtelen. Munkanaplót elsősorban osztott iratkezelés és nagyobb ügyiratforgalom esetén rendszeresítenek. Központosított ügyiratkezelésnél használatára csak akkor kerül sor, ha a postabontásra jogosult vezető maga jelöli ki az ügyintézőt, és az osztályok nem vezetnek külön nyilvántartókönyvet. . Az_ügyintézö_feladatai Az ügyintézőnek mindenekelőtt szám szerint, majd lapszámonként ellenőriznie kell az általa átvett ügyiratokat. Meg kell győződnie arról, hogy az előiratokát csatolták-e, a korábbi utasításokat betartották-e, és van-e szükség valamilyen különleges eljárásra. Az elintézés-tervezet készítése előtt, ha az már csak a legkisebb mértékben is eltér a szokásostól, tájékoztató feljegyzést kell készíteni. Szükség van ilyen feljegyzésre, ahol közbeesőén szóbeli tárgyalások voltak, vagy az ügyiratban határidős kezelésre ad utasítást az ügyintéző. A feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson. Előadóiív A közigazgatási, hatósági, minisztériumi gyakorlatban az írásbeli ügyintézésben előadói ívet használnak. Az előadói ív - az irat borítójaként - előnyomott oldalán az ügyirat legfontosabb adatainak, továbbá az ügyintézői, kiadói utasításoknak és egyéb iratkezelési mozzanatoknak feljegyzésére