10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 8. Az iratkezelés gyakorlata III. Az iratkezelés ügyviteli segédkönyvei, az iratok elintézése

A kisebb szerveknél használnak összevont mutatót is, mely név-, tárgy- és helynévmutatóként is szolgál. Irattári sorkönyvet az alapszámos iktatási rendszerben vagy olyan irattározásnál vezetünk, ahol az egyes iratok nem iktatószámaik sorrendjében, hanem külön irattári számon találhatók meg az irattárban. Az ügyintéző kijelölése • Minden beérkező iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt. Ezt a tevékenységet szignálásnak nevezzük, aminek normáit a vállalat vagy intézmény ügyrendje határozza meg. A központosított ügyiratkezelésnél leghelyesebb, ha a postabontással megbízott, vezető állású személy szignál is, megjelölve azt a szervezeti egységet, amely az ügyet köteles elintézni. Magát az ügyintézőt általában a szervezeti egység vezetője jelöli ki. Ezért nyilvántartás alkalmával az iktatókönyv vonatkozó rovatába csak a szervezeti egység neve vagy jele kerülhet. Az előadó nevét utólag, az ügyirat elintézése után szokták az iktatókönyvben rögzí teni. Kisebb szerveknél, ahol további tagolódás nincs, a vezető rögtön az előadó nevét írja rá az iratra. Osztott ügyiratkezelési rendszernél, ha a postabontás központilag történik, hasonló a szignálás útja: postabontás alkalmával meghatározzák az ügyet intéző szervezeti egységet, amelynek vezetője az ügyintézőt kijelöli. Ha a postabontás is decentralizáltan történik, a szervezeti egység vezetője azonnal név re szignálhat. Osztott iktatásnál az ügyintéző nevét azonnal be lehet írni az iktatókönyvbe. A szignálásnál a vezetőnek mérlegelni kell, hogy a szerv illetve szervezeti egység illetékes-e az ügy elintézésére, az hatáskörébe tartozik-e. A személyek megválasztásánál figyelembe kell venni, hogy előiratnál ki volt az ügyintéző, nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéző személye