10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

Az iratok nyilvántartásba vétele, iktatása a legutóbbi évtizedekig többször is változott, a gyakorlati igényeknek megfelelően több új szisztémát is alkalmaztak. Ezek egy része ma is használatos, jónéhány azonban nem állta ki az idó próbáját, és eltűnt a gyakorlatból. E történeti bevezetőben röviden ezeket is áttekintjük, mivel a korábbi rendszerekben iktatott iratokkal a napi munka során még gyakorta találkozunk. A múlt század közepétől alkalmazták az ún. alapszámos iktatást. Az alapszámos iktatási mód azt jelenti, hogy az ügyben keletkező valamennyi irat ugyanazon a számon fut. Három változata volt ismeretes: változatlan alapszámos iktatás, évenként megújuló alapszámos iktatás, előrehaladó alapszámos iktatás. Változatlan alapszámos iktatási mód alkalmazása esetén a kezdő irat iktatószámát (az alapszámot) kapta az azonos ügyben keletkező valamennyi irat, akárhány éven keresztül húzódott az ügy. E módszer előnye volt az állandóság, hátránya viszont, hogy az iktatókönyvet minden évben eggyel kezdve kellett vezetni, így az alapszámok visszakeresése - az előző évfolyamokban a munkát megnehezítette. Az évenként megújuló alapszámos iktatás abban különbözött az előbbitől, hogy az azonos ügyre vonatkozó iratok közül csak az egy évben keletkezettek futottak közös számon. Az ügyben keletkezett első irat száma volt az alapszám, az összes többit ahhoz kellett csatolni. Az előrehaladó alapszámos iktatás azt jelentette, hogy az azonos ügyre vonatkozó utolsó irat száma lett az alapszám. Bár e módszer az alapszám módosulását okozta, gyakorlati szempontból hasznos volt, hogy az irat mindig a legutolsó iktatószámra került. Az alapszámos iktatási formát - a minisztériumokban és a törvényhatósá-