10. Iratkezelési ismeretek. Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára. Szerk. Dóka Klára. Bp. 1990. ÚMKL 1-2. k. 249 p. ill.

1. kötet - 5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) MT sz. kormányrendeletnek a tanácsokra vonatkozó végrehajtási szabályait az 1/1960. (TK. 10.) KE sz. utasítás fogalmazta meg. Az utasítás 3. §-a kimondta, hogy az ügyintézés, illetőleg az iratmegőrzés céljából az ügyiratokat a minta-szabályzat szerint kell nyilvántartásba venni. A tanácsi szervek történeti értékű, továbbá a folyamatos ügyintézésben legalább 10 évig, vagy ennél hosszabb ideig szükséges iratok felsorolását az I. számú iratselejtezési ügykörjegyzékben sorolta fel, a II. számú jegyzék pedig a 10 év előtt selejtezhető iratok felsorolását tartalmazta. Az utasítás jelentősége tehát egyrészt abban áll, hogy megjelent az iratvédelem, mint iratkezelési szempont, s az ügykörjegyzékek - melyek az irattári tervek előzményeinek is tekinthetők - támpontul szolgáltak az iratok minősítéséhez (selejtezhető vagy történeti értékű), másrészt előírta a levéltáraknak, mint szakintézményeknek a közreműködését a selejtezési eljárás során, ezzel megtéve az első lépést az ügyviteli és történeti érdekek összehangolására. Az utasításban újszerű az a rendelkezés is, mely szerint az I. számú ügykörjegyzékben felsorolt, és a községeknél előforduló iratokat megőrzésre a járási tanácsoknak kellett - megfelelő jegyzék kíséretében - átadni. Valószínű azonban, hogy a községek többsége ennek a rendelkezésnek sem tett eleget. 1964. január 1-én lépett hatályba a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről szóló 1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat végrehajtására kiadott 5/1963. (TK. 78.) KE sz. utasítás, melynek mellékleteként közölt iratkezelési szabályzat lényegét és szerkezetét tekintve megegyezett a minta-szabályzat rendelkezéseivel. Mivel a tanácsok többsége - feltételezhetően - nem készítette el saját szabályzatát a minta-szabályzat alapján, ezért látták szükségesnek a kormányzati szervek, hogy erről központilag rendelkezzenek. A II. számú melléklet