8. Petrikné Vámos Ida: A tanácsi nyilvántartások levéltári forrásértéke az irattani kutatások tükrében. Bp. 1989. ÚMKL 190 p.

Bevezető

De ha a tanácsi korszak előtt megjelent lexikonok fogalom-meghatározásait, vagy a szakirodalmat vizsgáljuk, ezekből sem kaphatunk megnyugtató választ. A Magyar Jogi Lexikon, a Pallas- és a Révai Nagy Lexikonában is már a címszó után ott szerepel az "evidencia" kifejezés, mintegy pontosításként, s ez tükröződik a szövegben is, vagyis a nyilvántartás egyetlen funkciójának, az emlékezetben tartást tekintik. A Magyar Jogi Lexikon szerint: "Nyilvántartás (evidencia, scontro) a hivatalos eljárásban általában azt a célt szolgálja, hogy valamely határnap vagy valamely jövőben teljesítendő cselekmény feledésbe ne menjen. Maga a nyilvántartás különféle naplók és kezelési jegyzékek segélyével tör2/ ténik." A Pallas Nagy Lexikona így fogalmaz: "... valamely dolognak, ügynek olyan állapotban tartása, hogy annak mibenlétét, folyamatát, állását folyton szemmel tarthatjuk, s figyelemmel kísérhetjük...""^ Révai Nagy Lexikonában pedig ez a definíció olvasható: "... általában a felek neveinek, határnapoknak, hivatalos tennivalóknak, megkeresések teljesítésének megfelelő jegyzékek (mutatókönyvek, scontrokönyvek) segítségével szemmeltartása a végből, hogy elrendelt hivatalos tennivaló a kellő időben el ne maradjon."^ Mint látható e megfogalmazások csak a szűk értelemben vett ügyvitel szempontjából közelítik a kérdést, ezek a fogalom-meghatározások az államigazgatás elmélet szempontjából sem kielégítőek, a legújabbkorral foglalkozó levéltárosok és történészek számára pedig - mondhatni - használhatatlanok. Gáspár Mátyás, a téma másik kiváló szakértője sem vállalkozott adekvát definíció leírására, azonban a nyilvántartásokra jellemző tartalmi elemek felsorolásával megfelelően érzékeltette, hogy milyen komplex módon kell a témát megközelíteni. A tanácsi nyilvántartásokról szóló egyik tanulmányában a nyilvántartások fogalmának a következő összetevőit sorolja fel: meghatározott célú információkezelési tevékenységkomplexum; az ismeretek, tények (adatok) konkrét körét határozza meg; az ismeretek valamely igazgatási tárgyra, tárgykörre vonatkoznak; az adatok az információkezelési tevékenységben bizonyos információhordozók közve2/ Magyar Jogi Lexikon V. kötet (646-647. p.) 3/ Pallas Nagy Lexikona XIII. kötet (298. p.) 4/ Révai Nagy Lexikona XIV. kötet (599. p.)