Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele. Levéltári Közlemények, 90. (2019) 99–109.
A Belügyminisztérium digitális iratállományának levéltári átvétele fertőzhetik meg a teljes rendszert. Erre azért van szükség, mert egyes számítógépes kártevőtípusok a fertőzés után egy darabig alvó üzemmódban maradnak, és csak később, időzítve aktiválják magukat. A karantén letelte után a fenti okból kifolyólag az átvett állományok ismételt vírusellenőrzésen estek át. Látható, hogy már maga a biztonsági ellenőrzés protokollja meglehetősen meghosszabbítja a befogadás folyamatát, hiszen ennek befejezéséig a SIP-állományokkal semmilyen tevékenység nem végezhető. A következő lépés a SIP-fájlok szerkezeti, strukturális ellenőrzése volt. Erre egyelőre manuális módszerek állnak rendelkezésre. Első körben a szemrevételezés történt, vagyis a fájlokba „belenézve” ellenőrizték, megvan-e az előírt könyvtárstruktúra (header, content, stb.), valamint, hogy rendelkezik-e a fájl a szükséges metaadat-állománnyal, továbbá ezek a metaadatok a megfelelő struktúrában vannak-e tárolva. Itt némi fennakadást okozott, hogy egyes állományok metaadatállománya hiányosnak tűnt. Az átadóval történt egyeztetés során világossá vált, hogy 3-as típusú SIP-állományokról van szó, a fájlok ennek a szabványnak már megfelelőnek bizonyultak. Fontos tanulság ebből a precedensből, hogy érdemes az átadóval a SIP-generálás elkészülte után, de még az átadás előtt nagyon pontosan egyeztetni, hogy az átadandó SIP-ek közül melyik mely típusba tartozik. Ha azonban a szemrevételezéses eljárás csak egy előzetes ellenőrzésnek minősül, a teljes ellenőrzési folyamat az állományok Preservica tesztrendszerébe való betöltése során, ezzel párhuzamosan történhet meg. Eközben történik meg például az állományoknak a hozzájuk rendelt ellenőrzési összeggel való azonosítása. Teljes bizonyosság a fájlok megfelelőségében csak az átadásra került összes állomány sikeres feltöltése után lehetséges. Nehezítette az eljárást, hogy ekkor még nem állt rendelkezésre a Preservica tesztrendszere. Mindent az éles rendszerbe kellett egyből feltölteni, ahol viszont nincs lehetőség módosításra: adott egyéni azonosítóval rendelkező SÍP csak egy alkalommal tölthető be. Maga a feltöltés lényegében egy átalakítási-szinkronizációs folyamat, melynek során a SIP-fájlból egy ún. AIP (archival information package - levéltári információs csomag) állomány készül, ami bekerül a Scope rendszerben kialakított megfelelő leírási egység alá. A betöltési folyamat megkezdése előtt tehát az illetékes iratőrző osztály munkatársainak létre kellett hozniuk a megfelelő leírási egységeket. Az átvett belügyi dokumentáció ebből a szempontból igen összetettnek számított, nagyszámú jogelőd szerv és már megszűnt, illetve átalakult szervezeti egység iratait tartalmazta. A leírási egységek kialakítását ezért időigényes szervtörténeti kutatómunka előzte meg a pontos jogutódlások és szervezeti változások feltérképezése érdekében. Ebből a tapasztalatból levonható, hogy a későbbiekben mindenképpen érdemes előzetesen leegyeztetni az átadóval az átadandó állomány részletekbemenően provenienciális felépítését, majd ennek alapján javaslatot tenni a levéltár szempontjai alapján felépített szervezeti egység szerinti bontásra a kialakítandó SIP-állományokban. 107
