Szatucsek Zoltán: Az elektronikus iratok kezelése. Budapest, 2017.
7. Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár - 7.5. A magyarországi implementáció
24 Hosszú távú megőrzés és az elektronikus levéltár Korrektúrapéldány 7.5. A magyarországi implementáció A 2013 szeptemberében befejeződött Elektronikus Levéltár projekt a köziratképző szervek (ideértve törvényhozás, államigazgatás, jogszolgáltatás szerveit) maradandó értékű elektronikus iratainak az átvételét és hosszú távú megőrzését valósította meg. Az elektronikus levéltári rendszer technikai feltételeinek megteremtését követően kiadták a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletet, szorosan illeszkedve az előzőekben ismertetett OAIS szabványhoz. A rendelet a közfeladatot ellátó szervek tevékenysége során elektronikus formában tárolt, maradandó értékű iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjét és az átvétel műszaki követelményeivel szemben támasztott feltételeket határozza meg, ezért ennek ismerete nélkülözhetetlen az elektronikus iratok levéltárba adásával összefüggő irattári feladatok ellátásához. A szabályozás első lényeges eleme, hogy az átadó és az átvevő a maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvételére megállapodást köt. Erre azért van szükség, mert az elektronikus iratok átadásával kapcsolatos feladatok összetettebbek, mint a hagyományos irattárakban évszám–tételszám–iktatószám rendben irattározott és papíralapú ügyviteli segédletekkel ellátott iratok esetében. Így a rendelet tételesen meghatározza, hogy az átadás többféle adatforrásból történhet: iratkezelési szoftverből, adatbázisból, fájlrendszerből vagy elektronikus iratok bármely más összetartozó gyűjteményéből. A metaadatok teljességét és az adatok struktúráját tekintve pedig négyféle lehet. Emiatt a komplexitás miatt a rendelet előírja, hogy a felek a levéltári átvételi megállapodásban a tényleges átvétel előtt: • meghatározzák az átvételi eljárás tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó feladatokat; • pontosítsák az átvételre kerülő, maradandó értékű elektronikus iratok körét, azok technikai és tartalmi jellemzőit; • rögzítsék azoknak a maradandó értékű iratoknak a körét, amelyekből ügyviteli célból példány marad az átadónál; • az átvétel részeként átadásra kerülő meglévő és elkészítendő dokumentációt; • az elektronikus átvételi csomag (SIP) előállításához szükséges feladatokat, azok ütemezését és ellenőrzését; • az átvételi eljárás technikai lebonyolítását és ütemezését; • a maradandó értékű, papíralapú és elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzésére, kezelhetőségére és használhatóságára vonatkozó rendelkezést; • az esetleges kivételekre vonatkozó megállapodásokat. A megállapodást követően a köziratképző elkészíti az OAIS alapú elektronikus átvételi csomagot (Submission Information Package, SIP), amely két részből áll: egy darab konténer fájlformátumban lévő állományból és az ellenőrző összegfájlból. A konténer-fájlformátumban lévő állomány fejléc (a továbbiakban: header) és tartalom (a továbbiakban: content) mappából áll. A fejlécmappa tartalmazza a rendelet melléklete szerinti metaadatokat, a Magyar Nemzeti Levéltár által közzétett adatsémának megfelelő XML fájlban. A tartalommappa pedig az elsődleges adatokat és az iratok értelmezéséhez a levéltári átvételi megállapodásban előírt dokumentációt.
