Szatucsek Zoltán: A kormányzati szerkezetátalakítás és az elektronikus iratok sorsa. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 24–30.
ban viszonylag könnyű meghatározni egy irat provenienciáját. A kontextuális információ többé-kevésbé adott, hiszen elérhetők a jogszabályok, vannak szervezeti és működési szabályzatok, szervezeti ábrák. Az iraton látható és azonosítható jelek vannak: fejléc, aláírás. Az (elektronikus) iktatási állomány ilyen segítséget nem ad. Az iratok valódi struktúrája többé nem a szervezeti struktúra leképezése, hanem a folyamat, amelyben az intézkedések rögzített információvá válnak, így a kontextus sem egyszerűen az iratképzőt jelöli, hanem a folyamatot magát.5 A mások tanulság, hogy ezek az iratok fokozottan veszélyeztetettek. Miközben iratkezelést meghatározó hagyományos szervezeti formák kiüresednek, az elektronikus iratokkal kapcsolatos információk-döntések-tranzakciók máshol és másként keletkeznek, mint a papír alapú iratoknál. Levéltári beavatkozásra csak áttételesen, későn, utólagosan van mód. Nincs elektronikus levéltár, ahová az iratmentéseket el lehetne helyezni, így a lezárt és használaton kívül került adatállományok fennmaradása sem biztosított, amit a növekvő veszteséglista igazol. Ha a köziratok feletti levéltári kontrollt legalább azon a szinten akarjuk működtetni, ahogy a nyolcvanas évek közepén működött, néhány beavatkozás elkerülhetetlen. Következtetések Az elektronikus iratok levéltárba adására a jelenleg érvényben lévőnél rövidebb időt kell megállapítani. Bár a levéltári törvény által meghatározott 15 év jelenleg is csak felső időkorlátot jelent. Egyes jogszabályok bizonyos irategyütteseknél jelenleg is rövidebb levéltárba adási időt rendelnek el, ennek mintájára kell az iratképzőket is az elektronikus iratok átadására kötelezni - öt év elteltével. Az elektronikus iratok nyilvántartására vonatkozó norma elavult. A levéltári nyilvántartásnak megfelelő kerete lehet ugyan az e-archivum szervnyilvántartása, az alkalmazásnak azonban a rugalmas lekérdezések nem jelentik az erősségét, miközben az ilyen megközelítést az elektronikus iratokkal kapcsolatos gyűjtőterületi feladatok feltétlenül indokolttá teszik. A nyilvántartandó adatok köre is felülvizsgálatra szorul, így például az adathordozóra vonatkozó kérdések indokolatlanok, hiányoznak ugyanakkor a használat módjára vonatkozó lényeges adatok. Az elektronikusan keletkezett adatállományok nyilvántartási nehézségeiről más helyen már szóltunk. Az elektronikus iratok jelentős része az iratkezelésért felelős szervezeti egység hatáskörén kívül keletkezik, ezért a hagyományos levéltári kontroll működésképtelen. A változó szervezeti és jogi környezet mindenképpen indokolja, hogy a nyilvántartás az iratképző bejelentési kötelezettségén alapuljon, egyben szolgáltatva az elektronikus iratokat leíró metaadatoknak meghatározott körét is. Az iratkezelés felügyelete az elmúlt néhány évben sokat erősödött. Nemcsak a Magyar Országos Levéltáron belül, hanem kormányzati szinten is. Tárgyának dinamikájával azonban még így is képtelen lépést tartani. Ez a hangsúlyeltolódás az egyik eleme annak 5 SUE MCKEMMISH - FRANK UPWARD: Somcwherc beyond custody. Archives and Manuscripts, 22 (1) 1994. A funkcionális proveniencia az irat létrejöttének folyamatához köti a provenienciát az azt létrehozó hivatallal vagy személlyel szemben. Arra alapozva, hogy az iratkezelési funkciók sokkal állandóbbak, mint a folyton változó intézményi struktúrák. A multiproveniencia pedig arra igyekszik választ adni, hogy egy irat több iratképzö együttes működésének eredményeként jön létre. 29
