Szaniszló Ferenc: Számítógépes szervnyilvántartás a Heves Megyei Levéltárban. Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. 21–26.

Ugyanilyen módon történik az irattár minősítésének, a számítógépes adathordozók meglétének kigyűjtése, valamint annak összegzése, hogy mely szerveknek van már a levéltárban őrzött fondja. Ha azt szeretnénk megtudni, hogy egy adott évben (1985 és 1990 között) mely szerveknél tartottunk ellenőrzést, akkor az ELLENŐRZÉS ÉVE SZERINT menürészt választjuk. Ekkor mindazon szervek fondfőcsoport, Szd. számát, nevét és címét kinyomtatja a gép, ahol kérdéses esztendőben ellenőrzés történt. Az ÖSSZEGZÉS menü egy adott év legfontosabb gyűjtőterületi adatait öszszegzi és a 3. sz. mellékleten látható táblázat formájában nyomtatja ki kb. 5 perc alatt. (A táblázat rövidítései a következők: fond = fondfőcsoport száma, egy adott fondfőcsoport szerveinek összes száma; ir. szab. = iratkezelési szabályzat, N — nincs, J = jó, R = rossz, irat fm. = a szervek irattárában található történeti értékű iratok becsült mennyisége folyóméterben, SEL. ELL. = selejtezés elelnőrzése, H — helyszínen, JKV = jegyzőkönyv alapján, ELL. SZ. = ellenőrzések száma az adott évben.) A LEKÉRDEZÉS menürész arra szolgál, hogy egy adott szervre vonatkozó összes adatot megjelenítsünk a képernyőn. Ennek módja az, hogy a szerv fondfőcsoport és Szd. számát begépeljük. Ekkor a szervre vonatkozó összes adat, kb. 40—50 másodperc alatt megjelenik a képernyőn, s ha szükséges, azt ki is tudjuk nyomtatni (4. sz. melléklet). (A táblázat rövidítései részben azonosak a 3. sz. melléklet rövidítéseivel. Egyéb rövidítések: IR. AG. = a szerv irattárában található történeti értékű iratok becsült mennyisége, LEV. FOND = V = a szervnek már levéltári fondja van, SZÁM. AG. = V = a szerv számítógépes adathordozókat is őriz.) Ha a munkát befejeztük, akkor a VÉGE menürésszel a programból kilépünk. A program értékelése A fentiekből látható, hogy a program rendkívül könnyen kezelhető és nagymértékben alkalmazkodik a gyakorlati munkához. A több szempont szerinti kigyűjtés előnyösen alkalmazható különböző statisztikák, munkatervek készítéséhez, valamint a mindenkori állapot felméréséhez, míg az összegző programrész az év végi statisztikai adatszolgáltatáshoz nyújt segítséget. 4. sz. melléklet FONDFOÜSOP. XXIII SZU. SZflf'1: 1 SZZRV NEVE:

MEGVEI TRNflüS SZERV CÍME:

EGER IR.SZRB. =J IRATTÁR:j IR.AG.:

3@ LEV.FOND=V SZÁM.AG.:

V SEL.ELL.HELVSZINÉN 85/1 ** 36/iö ** $?/& SEL.ELL.JKV. S5/Ö ## 86/8 #* 87/0 ELLENŐRZÉS 85/Ö ** 86/9 *# 87/Ö JOGUTÓD:

N 25 ** 38/Ö ** ## 88/0 #* #* 88/0 ## 83/0 ** 9@/0 89/0 ** 90/0 89/8 ** 90/S