Sorensen, Jan Dalsten: Az informatikai rendszerekből a levéltárakba. Levéltári Szemle, 57. (2007) 2. 31–35.

• a visszakereső rendszer leírását (irattárolási terv, indexinformációk, az adatok viszszanyeréséhez szükséges metaadatok), • a rendszer használatához szükséges kezelési útmutatót és • a technikai dokumentációt. Ha egy rendszer nem relációs adatbázis, a szervnek már a jóváhagyás során be kell nyújtania annak a leírását, miként lehetséges a relációs adatbázisba való konvertálás, legalább elsődleges formába, mert a későbbiekben majd ebben a formában kerül sor az átvételre. A rendszer működését hozzávetőleg ötéves archiválási periódusokra kell osztani. Amikor az archiválási időszak lejár, az összes ügyiratot le kell zárni, Az adatbázist pedig a metaadatokkal továbbá — amennyiben lehetséges — az elektronikus dokumentumokkal szintén lezárva archivált másolatban kell átadni a Nemzeti Levéltárnak. Amennyiben az ügyiratok papíron vannak, az összes iratot koherens sorozattá rendezve kell mellékelni, az új archiválási időszakra pedig új iratokat kell indítani. A használatot a leírásban pontosan ismertetni kell, fontos tudnunk például, hogy a rendszert a szerv egésze használja, vagy csak bizonyos szervezeti egységei. Lényeges az is, ha a szerv egy része a rendszert hagyományos dokumentumkezelő rendszerként használja papíralapú ügyiratokkal, míg más szervezeti egységek teljesen elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak elektronikus dokumentumokkal. Ez alól a részletes leírási kötelezettség alól az sem ad felmentést, ha a szervezeten belül teljesen általános az elektronikus dokumentumkezelő rendszer használata. Ilyenkor is szükséges rendelkezni a csak papíron őrzött dokumentumokról (igen gyakori, hogy nem szabványos méretű iratokat nem szkennelnek a rendszerbe, vagy egyes összetett jelentéseknél csak bizonyos részeket digitalizálnak). Ebből következően minden rendszernek kell tartalmaznia olyan mezőt, amely azt rögzíti, hogy az irat digitális formában vagy papíron teljesen vagy részben áll rendelkezésre. A rendszert oly módon kell kialakítani, hogy képesek legyünk a benne tárolt dokumentumok megőrzését a levéltárban is biztosítani. Ez azt is jelenti, hogy pontosan szükséges tudnunk, milyen formátumú dokumentumokat (word, pdf, tiff, excel táblázat stb.) lehet tárolni a rendszerben. Mi azt javasoljuk, hogy a TIFF formátumba való konvertálás a dokumentum nyilvántartásba vételét követően a lehető leghamarabb megtörténjen. A felhasználói kézikönyvnek minden hasonló tudnivalót tartalmaznia kell, annak érdekében, hogy valamennyi felhasználó tudja, milyen formátumú dokumentumokat tárolhat a rendszerben, hogy azoknak mikor történik meg a TIFF-be való konvertálása, stb. Megköveteljük továbbá, hogy a szerv egyéb óvintézkedéseket is megtegyen az információvesztés vagy sérülés elkerülése érdekében, valamint, hogy ezeket le is írja az instrukciók között. Jó példák erre a word dokumentumba beszúrható megjegyzések. A TIFF formátumba történő konverziónál a megjegyzés elveszhet, vagy kitakarhatja a dokumentum szövegét. Az egyik lehetséges megoldás, hogy amikor TIFF-be konvertálunk, a megjegyzéseket a dokumentum végén lábjegyzetként tároljuk. A levéltári előírások további példájaként elvárjuk annak rögzítését is, hogy a szerv meghatározza, miként biztosítja a dokumentumokat, ha az alkalmazások, mint például a szövegszerkesztő szoftver, változik az archiválási időszak alatt. A visszakereső rendszert szintén be kell mutatni a leírásban, és úgy kell elkészíteni, hogy biztosítsa, hogy az ösz-33