Mikó Zsuzsanna: E-archívum – az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. 20–25.

zelési szabályzattípusok felvitelére. Önálló táblázatok tartalmazzák az iratanyag jellegére és az iratanyag típusára vonatkozó megjelöléseket. A segédtáblák tehát azt a célt szolgálják elsődlegesen, hogy a levéltár saját igényei szerint is alakítható legyen a program, más részről viszont ez a megoldás lehetőséget ad arra is, hogy egy esetleges jogszabály változás esetén fejlesztői segítség nélkül is felvihetők legyenek az új adatok. Emellett a segédtáblák statisztikai összegzésre is lehetőséget adnak, mivel a táblázatok tartalmazzák azt is, hogy a táblázat egyes rovataihoz mennyi bejegyzés történt. A programban külön modult alkotnak a jogosultságok kezelésére szolgáló táblázatok. A program hitelességének biztosítására szolgáló egyik fontos eszköz, hogy a programban bármiféle változtatást csak az arra jogosult személy végezhet. A programban három szintű jogosultsági rendszert alakítottunk ki. A legalsó szint a referens szintje, aki a törzskönyvi nyilvántartásban a referenciájába tartozó iratanyagok esetében vihet fel új adatokat, illetve itt végezhet módosításokat. Ugyanezen a szinten helyezkedik el a szervnyilvántartásban dolgozó referens is, aki csak a referenciájába tartozó szervek esetében végezhet adatfelvitelt. Ezen a szinten található még a naplójogosult is, akinek arra van lehetősége, hogy a gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési és átmeneti naplóban rögzítsen adatokat. A jogosultság következő szintje az általunk középvezetőnek nevezett szint. Neki megvan mindazon jogosultsága, amellyel az alatta álló referens rendelkezik, ezentúl azonban jóváhagyási jogosultsága is van. Az egyik legfontosabb jóváhagyási jogosultsága az áttekintő törzskönyvi struktúrában végrehajtott szerkezeti változások jóváhagyása. Ide tartozik az új irategység felvétele, az irategység törlése, megszűntté nyilvánítása, irategység áthelyezése. A naplókban a középvezető jogosultsága a naplótételek és a naplók év végi lezárása. A szervnyilvántartásban a középvezető jogosultsága az új szerv felvételének, törlésének és megszűntté nyilvánításának jóváhagyása. Tehát a jóváhagyáshoz kötött müveletek esetében a referens végzi el az adatfelvitelt, de a középvezetői jóváhagyásig ezek más színnel jelennek meg a programban. A középvezető jogosultsága még a referenciák kialakítása is, vagyis az iratanyagok, illetve szervek referenciába sorolása. Az iratreferenciák kialakításához segítséget nyújt, hogy az áttekintő törzskönyvi struktúrában kilistázhatok azok az irategységek, amelyek referenciába sorolása még nem történt meg. A jogosultság harmadik szintje a felsővezetőé, akinek mindaz a jogosultsága megvan, amivel az alatta álló szintek rendelkeznek, ezentúl azonban még megtekintheti a loggolásokat is. A loggolások segítségével a felsővezető megnézheti, hogy ki. mikor milyen adatokat vitt fel, illetve változtatott meg a programban. Külön jogosultság természetesen a rendszergazdáé, akinek lehetősége van a felhasználói nevek és első alkalommal a jelszavak kiosztására. A jelszavát később mindenki megváltoztathatja. A rendszergazda vehet fel új felhasználót, ő oszthatja be a megfelelő szervezeti egységhez. Rendszergazdai jogosultság a segédtáblák adatainak karbantartása is, ezt a feladatot mindenképpen célszerű egy kézben tartani annak érdekében, hogy a félreértelmezhető adattöbbszörözéseket ki lehessen küszöbölni. A program hitelességének biztosítékául szolgál a loggolás, ennek segítségével bármikor ellenőrizhető a programban történő bármiféle módosítás. A loggolás a módosítás 24